Cash flow Excel - Ingyenes sablon

1. Nyissa meg a Bevételek és kiadások munkalapot, és kezdje a dátummal, a bizonylatszámmal és a partner nevével. Ez a lap az összes tétel alapja.
2. Rögzítse a tétel típusát, kategóriáját, leírását és a nettó összeget. Ha az ÁFA-kulcsot is kitölti, a sablon a bruttó értéket is átláthatóvá teszi.
3. Adja meg a fizetési módot és jelölje, hogy a tétel teljesült-e. Így külön látszanak a már beérkezett és a még nyitott pénzmozgások.
4. Ellenőrizze az Egyenleg utána oszlopot. Ha egy 1 200 000 Ft-os hónap végén mínuszba fordul, az azonnal jelzi a likviditás gondját.
5. Menjen át az Összesítő lapra, és nézze meg a bevételek, kiadások és nettó pénzáram havi összegét. Ez adja a vezetői döntések alapját.
6. Használja az Útmutató lapot, ha új munkatárs vagy helyettes veszi át a táblázatot. Így a kitöltés egységes marad.
7. Hónap végén másolja a sortáblát új időszakra, és csak az aktuális tételeket vigye tovább. Ezzel csökkenti az elírásokat és a duplikált bejegyzéseket.

Ez a sablon azoknak hasznos, akiknek nem elég látni a bankszámla egyenlegét, hanem tudni akarják, melyik tétel vitte el a pénzt. Egy egyéni vállalkozó, egy Kft. irodavezetője vagy egyesület pénztárosa ugyanarra a kérdésre keres választ: mennyi volt a tényleges pénzmozgás a hónapban.

A Bevételek és kiadások lapon minden sor egy tétel. Ha például 42 számla érkezik egy hónapban, és átlagosan 38 000 Ft nettó értékűek, már 1 596 000 Ft bevételt lát egy táblában; ez elég ahhoz, hogy a kifizetéseket időben egymás mellé tegye.

A 1. kép a részletes tétellistát mutatja: dátum, bizonylat típusa, partner, kategória, nettó összeg, ÁFA %, ÁFA összege és bruttó összeg külön oszlopban áll. Ez a szerkezet jó arra, hogy a havi záráskor 5-10 perc alatt átnézze a nyitott sorokat, ne pedig órákig keresse a hiányzó bizonylatot.

Mikor érdemes ezt vezetni

Leginkább hónap elején és hónap végén, de az olyan időszakokban is, amikor sok a kiadás: bérfizetés, adóelőleg, készletfeltöltés vagy szezonkezdet. Egy 4 alkalmazottat foglalkoztató asztalosnál például egy 650 000 Ft-os anyagbeszerzés és egy 1 100 000 Ft-os bérkifizetés ugyanabba a hétbe eshet, ezért a pénzáramlás napi figyelése fontosabb, mint az éves összeg.

Mit lát a második lapon

Az Összesítő munkalap a 2. kép szerint a fő számokat fogja össze: bevétel, kiadás, nettó pénzáram és záró egyenleg. Ha egy webshop havi 300 rendelést kezel, és a visszatérítések 2%-ot tesznek ki, máris 6 rendelésnél kell külön figyelni a pénz visszaáramlását; ezt az összesítő gyorsan megmutatja.

A pénzmozgás-nyilvántartásnál a legnagyobb hiba nem az, hogy hiányzik egy szép grafikon, hanem az, hogy két tétel ugyanazt a napot és ugyanazt az összeget kapja meg. Ilyenkor az összeg dupla lesz, az egyenleg hamis képet ad, és a hónap végén a számok 80 000-150 000 Ft-tal is eltérhetnek a valóságtól.

Magyar könyvelési logikában a bizonylat az alap. A számviteli törvény szerinti bizonylati elv és a 8 év-es megőrzés azt jelenti, hogy amit ide beír, annak visszakereshetőnek kell lennie: számla, nyugta, bankkivonat vagy készpénzes bizonylat formájában.

Ha a tételhez ÁFA is tartozik, a nettó és a bruttó értéket külön kell látni, különben egy 127 000 Ft-os bruttó számla könnyen 100 000 Ft-nak tűnik. Ez nem csak könyvelési pontatlanság: ha havi 20 ilyen tétel fut át a rendszeren, már 540 000 Ft áfaösszeg is elcsúszhat, ha rossz mezőbe írja az adatot.

Miért jó a külön partner és kategória mező

A partner neve és formája nem dísz, hanem visszakeresési pont. Egy egyéni vállalkozó, egy Bt. vagy egy nonprofit szervezet más-más szempontból nézi a pénzmozgást, de a lista ugyanazzal a logikával működik, mert a kategória alapján szűrhető a bér, az anyag, a szolgáltatás vagy az adó.

Ha a havi összes kiadás 2 400 000 Ft, abból 900 000 Ft bér, 700 000 Ft anyag és 300 000 Ft rezsi, akkor a cash flow nem csak szám, hanem döntési térkép. Ilyenkor nem az a kérdés, hogy szép-e a táblázat, hanem az, hogy a következő 30 napban marad-e elég pénz a működésre.

A leggyakoribb hiba az, hogy a felhasználó csak a beérkezett pénzt rögzíti, a kiállított, de még ki nem fizetett számlát nem. Ebből lesz az a téves érzés, hogy minden rendben van, miközben a bankszámla 2 hét múlva mínuszba fordul.

Másik tipikus hiba a bruttó és nettó összekeverése. Ha egy 240 000 Ft-os számlát 240 000 Ft nettóként ír be, miközben az valójában bruttó összeg, akkor egy 27%-os ÁFA mellett már 64 800 Ft eltérés keletkezik egyetlen tételnél.

Az is gyakori, hogy a fizetési módot minden sorban ugyanarra hagyják, pedig a bankkártya, átutalás és készpénz más ritmusban mozgatja a pénzt. Egy 6 számlából álló, egyenként 180 000 Ft-os havi sorozatnál például egyetlen későn teljesült átutalás miatt csúszhat a bérfizetés vagy a beszállítói utalás.

Mennyi pénzbe kerül a rossz egyeztetés

Ha egy vállalkozás havonta 12 tételt ír duplán vagy rossz összeggel, és átlagosan csak 25 000 Ft a tévedés tételenként, az már 300 000 Ft hibás döntési alapot jelent. Ez nem könyvelési elmélet, hanem konkrét készpénzveszély.

Az ilyen hibák ellen a legegyszerűbb védekezés a soronkénti ellenőrzés: dátum, bizonylatszám, összeg, teljesült állapot. Ennél bonyolultabb megoldás akkor kell, amikor már több száz sor és több munkatárs dolgozik ugyanazon a táblán.

A cash flow táblázat akkor működik, ha nem külön feladatként, hanem a havi zárás részeként kezeli. A legjobb időpont erre általában a bérszámfejtés, az ÁFA-összeállítás vagy a hónap utolsó munkanapja, mert ekkor már a legtöbb bizonylat rendelkezésre áll.

Érdemes az előző havi lapot másolni, és csak az új sorokat felvenni. Így nem kell újra beállítani a formázást, és a 15 oszlopos szerkezet változatlan marad; egy 40 tételes hónapnál ez legalább 20-30 perc megtakarítás.

Három egyszerű rutin, ami működik

• Mindig ugyanazon a napon töltse fel az új tételeket, például minden pénteken délután.
• Használjon adatérvényesítést a bizonylat típusa és a teljesült mező egységesítésére.
• Tartsa meg a feltételes formázást, hogy a hiányos sorok azonnal látszódjanak.

Amikor már havi 150-200 sornál tart a nyilvántartás, és több ember ír bele, akkor a táblázatból rendszer lesz. Efölött már külön könyvelői vagy pénzügyi szoftverben érdemes gondolkodni, mert a kézi egyeztetés ideje aránytalanul nő.