Megrendelés Excel - Ingyenes sablon

1. Nyissa meg a Megrendelések munkalapot, és töltse ki az első üres sort az alapadatokkal. A táblázat a megrendelés azonosítójától a megjegyzésig minden fontos mezőt külön oszlopban tárol.
2. Adja meg a mennyiséget, az egységárat és az ÁFA kulcsot. A sablon ezekből számolja a nettó, az ÁFA és a bruttó összeget.
3. Rögzítse a teljesítés dátumát és a fizetési határidőt. Így azonnal látszik, mely rendelések esedékesek.
4. Állítsa be a státuszt a tényleges állapot szerint. Ez segít különválasztani a nyitott, teljesített és késedelmes tételeket.
5. Nézze meg az Összesítő munkalapot, ahol a fő mutatók összegződnek. Itt gyorsan ellenőrizheti a darabszámot és az értékeket.
6. Frissítse a Törzsadatok lapot, ha új vevőt vagy új típust használ. Így a következő rögzítés gyorsabb lesz.
7. Olvassa el az Útmutató lapot, ha a kitöltés sorrendje vagy a mezők jelentése kérdéses. Ez különösen akkor hasznos, ha több kolléga használja ugyanazt a fájlt.

A Megrendelések munkalap az a hely, ahol a napi munka elindul. Az 1. kép fejléce alapján jól látszik a 19 oszlop: megrendelés azonosító, dátum, vevőnév, vevő típusa, város, adószám, kapcsolattartó, termék vagy szolgáltatás, mennyiség, egységár, nettó érték, ÁFA kulcs, ÁFA összege, bruttó érték, teljesítés dátuma, fizetési határidő, státusz, késedelmes jelölés és megjegyzés.

Ezt a felépítést egy 4 fős asztalos műhely ugyanúgy használja, mint egy havi 300 rendelést kezelő webshop. Ha egy nap 12 megrendelés érkezik, akkor 20 munkanappal számolva már 240 sort kell fejben követni; ezt egy táblázat még jól bírja, papíron viszont már szétesik.

Mikor ül le vele az ember

Leginkább hónap elején, amikor új rendelési ciklus indul, és hónap végén, amikor ellenőrizni kell a teljesítést és a beérkezett összegeket. Egy egyéni vállalkozó gyakran a számlázás mellé veszi elő, egy kft. irodavezetője pedig a műszak vagy a logisztika után zárja a napot.

Mit néz meg elsőként

Először a státuszt és a határidőt érdemes figyelni, mert ebből látszik, hol van megakadt rendelés. Ha például 18 nyitott sorból 5 késedelmes, az már nem adminisztrációs apróság, hanem pénzben is mérhető likviditási kockázat.

Ha a megrendeléshez adószám is kapcsolódik, a számlázási és ellenőrzési logikát már az első rögzítésnél érdemes rendbe tenni. Magyarországon az általános ÁFA kulcs 27%, a kedvezményes kulcsok 18% és 5%, ezért az ÁFA kulcs külön oszlopban nem dísz, hanem könyvelési alapadat.

A sablon külön kezeli a nettó értéket, az ÁFA összegét és a bruttó értéket. Ha egy sorban 10 db termék szerepel 45 000 Ft egységáron, akkor a nettó érték 450 000 Ft, 27%-os kulccsal az ÁFA 121 500 Ft, a bruttó pedig 571 500 Ft lesz; ezt kézzel minden sorban újraszámolni felesleges időveszteség.

Miért kell az azonosítók fegyelme

A megrendelés azonosítója, a vevő neve és az adószám együtt segít, hogy ne keveredjen össze két hasonló tétel. Ez különösen akkor fontos, amikor egy Kft. több telephelyről rendel, vagy amikor a vevő és a kapcsolattartó neve eltér.

Miért jobb ez, mint a külön listák

Egy külön jegyzetfüzet vagy e-mail-szál nem ad összefüggő képet a teljesítésről és a fizetésről. A táblázat viszont egyetlen sorba teszi az alapadatokat és a pénzügyi mezőket, így a könyvelési előkészítés is gyorsabb lesz.

Az összefüggő adatsor után már csak a számla sablon következik, ahol a teljesítési és fizetési mezők ugyanilyen fegyelmezetten rendezhetők egy helyre.

A leggyakoribb hiba az, amikor a mennyiség vagy az egységár rosszul kerül be, és az egész sor hibásan számol tovább. Ha 100 db helyett 10 db szerepel, az 45 000 Ft-os egységárnál már 405 000 Ft eltérés, ami egy kisebb cégnél simán megborítja a napi ellenőrzést.

Másik tipikus gond a határidő elmulasztása. Egy 30 napos fizetési határidőnél 8 későn fizetett rendelés már azt jelentheti, hogy több százezer forint áll bent feleslegesen; ez nem adminisztrációs hiba, hanem likviditás-veszteség.

Amikor a státusz félrevisz

Ha a státusz nincs naprakészen átírva, akkor a teljesített rendelés nyitottnak látszik, a késés pedig elbújik a listában. Egy 50 soros havi lista esetén ez 10-15 perc plusz ellenőrzést jelenthet minden zárásnál, ami egy év alatt már több munkaóra.

Mi kerül itt pénzbe

A hibás árazás, az elfelejtett ÁFA-kulcs és a rossz határidő együtt könnyen 20-30 ezer Ft-os szórást okoz egy kisebb körben, nagyobb forgalomnál pedig ennek a sokszorosa jön ki. A sablon előnye éppen az, hogy ugyanazt a mezőstruktúrát kéri minden sorban, így kevesebb a kihagyott adat.

A sablon előnye éppen az, hogy ugyanazt a mezőstruktúrát kéri minden sorban, így kevesebb a kihagyott adat, és a készletkövetési táblázat is ugyanilyen fegyelmet ad a darabszámoknál.

A Megrendelések lap akkor él, ha összeköti a napi beérkező rendeléseket a havi zárással. A 2. kép az Összesítő munkalapot mutatja: innen egy pillanat alatt látható a megrendelések száma, az összérték és a késedelmes tételek aránya.

Érdemes fix időponthoz kötni a használatát, például minden munkanap végén 15 percet szánni a sorok frissítésére. Ha valaki heti 5 napon át napi 6 rendelést rögzít, az már 30 sor; ezt egyszerre bepötyögni helyett jobb kis adagokban kezelni.

Mitől marad életben a táblázat

• Másolja át az előző havi munkalapot, és csak az új sorokat vigye tovább.
• Használjon adatérvényesítést a státuszokhoz, hogy ne lehessen elgépelni a mezőt.
• Kapcsolja a frissítést egy meglévő rutinhoz, például a heti pénzügyi ellenőrzéshez.
• Tartsa külön a törzsadatokat, mert a visszatérő vevők így pár kattintással felvihetők.

Mikor nő ki ebből a cég

Ha már több felhasználó egyszerre írná a fájlt, vagy egy hónapban 500-nál több rendelés fut át rajta, akkor ez a megoldás kezdi elveszteni az előnyét. Ilyenkor célszerűbb egy dedikált rendeléskezelő rendszer vagy számlázó program felé lépni.