Számlázási nyilvántartás Excel - Ingyenes sablon

1. 1. lépés — Nyissa meg a Törzsadatok munkalapot, és írja át a szabadúszó nevét, adószámát, székhelyét, bankszámlaszámát és vállalkozási formáját a G2:H7 tartományban.
2. 2. lépés — A Számlák munkalapon egy új sorban adja meg a számlaszámot, a számla keltét, a teljesítés dátumát és a fizetési határidőt ÉÉÉÉ.HH.NN. formátumban.
3. 3. lépés — Töltse ki a partner nevét, típusát, városát, adószámát, valamint a szolgáltatás vagy projekt megnevezését.
4. 4. lépés — Írja be a nettó összeget, majd válassza ki az ÁFA-kódot. A J oszlopban csak 0 vagy annál nagyobb szám adható meg, az ÁFA-kulcs és az ÁFA összege számított mező.
5. 5. lépés — Válassza ki a fizetési módot, például átutalás, bankkártya vagy készpénz. A fizetés dátumát csak a kiegyenlítés után töltse ki.
6. 6. lépés — Ellenőrizze a Dashboard munkalapon az árbevételt, a fizetési arányt, valamint a Nyitott és Késedelmes számlák darabszámát.
7. 7. lépés — Az ÁFA-bevallás és a NAV-adatszolgáltatás előtt hasonlítsa össze a sablon adatait a kiállított számlákkal és a számlázóprogram nyilvántartásával.

A szabadúszó jellemzően a teljesítéstől a fizetésig maga követi a számlákat. A webfejlesztő a projekt átadásakor, a grafikus a végleges terv elfogadásakor, a tanácsadó pedig hónapzáráskor ül le a nyilvántartással. Nem ugyanazt kell keresnie három különböző helyen: a számlaszám, a partner, a nettó összeg és a határidő egy sorban marad.

A számlázás hónap közben

A Számlák munkalap első képe a 19 oszlopos szerkezetet mutatja. Az A oszlopban a számlaszám, a B–D oszlopban a számla kelte, a teljesítés dátuma és a fizetési határidő szerepel; E–I között a partner és a projekt adatai vannak. A J–N oszlop a nettó, ÁFA- és bruttó összegeket kezeli, O–S pedig a fizetést és a megjegyzést.

Egy szabadúszó webfejlesztő például három számlát állít ki: 185 000 Ft, 125 000 Ft és 620 000 Ft nettó értékben. A nettó árbevétel 930 000 Ft; a 27%-os tételek ÁFA-összegét a sablon automatikusan számítja, miközben a 18%-os tétel külön ÁFA-kóddal marad elkülönítve.

A hónap végi ellenőrzés

A második kép a Dashboardot mutatja. Itt az összes számla, az összes nettó árbevétel, az ÁFA, a bruttó érték, az átlagos nettó számlaérték és a fizetési arány látható. A három diagram a szolgáltatásonkénti nettó árbevételt, a fizetési státuszok darabszámát és a számlák bruttó értékét szemlélteti.

A harmadik kép szerinti Törzsadatok munkalapon a 27%, 18%, 5% és AAM kód, a három fizetési mód, a partnerformák és a vállalkozási alapadatok szerepelnek. A negyedik kép az Útmutató munkalapot mutatja, amely röviden leírja a kézi adatbevitelt, az ÁFA-számítást és a státuszok működését.

A számlázási nyilvántartás nem maga a számla és nem váltja ki a számlázóprogramot. A számla kötelező adattartalmához tartozik többek között az eladó és a vevő neve, címe, adószáma, a sorszám, a kelte, a teljesítés dátuma, az ÁFA alapja, összege és mértéke. A NAV online számla-adatszolgáltatást a kiállított számlákról a számlázórendszer teljesíti.

Az ÁFA-kódok kezelése

A magyar általános ÁFA-kulcs 27%, a sablon emellett 18%, 5% és AAM értéket tartalmaz. Az alanyi adómentesség 2026-ban évi 12 millió Ft bevételi határig választható; AAM esetén a Törzsadatok B5 cellája 0 értéket tartalmaz, ezért az ÁFA összege nulla.

Ha egy 300 000 Ft nettó szolgáltatás 27%-os, az ÁFA 81 000 Ft, a bruttó összeg pedig 381 000 Ft. A sablon M és N oszlopa ezt képlettel számolja, de a teljesítés, az adózási mód és az alkalmazott kulcs helyességét Önnek kell ellenőriznie.

Megőrzés és bevallás

A számviteli törvény alapján a bizonylatokat és az azokat alátámasztó nyilvántartásokat 8 évig kell megőrizni. A havi, negyedéves vagy éves ÁFA-bevallás gyakoriságát az adózási státusz és a bevallási szabályok határozzák meg; a Dashboard összesítője ellenőrzési segédlet, nem bevallás.

Az egyéni vállalkozó és a Kft. adózása eltérő. A KATA 2022-es szabályai szerint csak főállású egyéni vállalkozó választhatja, éves 18 millió Ft bevételi határig, havi 50 000 Ft tételes adó mellett; a sablon azonban nem számít adót vagy járulékot.

A legtöbb hiba nem az összeg beírásánál, hanem a számla állapotának követésénél keletkezik. Ha a fizetés dátuma üresen marad, a P oszlop a határidő és a TODAY függvény alapján Nyitott vagy Késedelmes értéket ad. Ezért egy 2026.02.18-i határidejű, ki nem egyenlített számla 2026.02.19-től késedelmesként jelenik meg.

Rossz ÁFA-kód, rossz bruttó érték

Ha egy 500 000 Ft-os szolgáltatásnál 5% helyett 27% kódot választ, az ÁFA 25 000 Ft helyett 135 000 Ft lesz, a bruttó különbség 110 000 Ft. Ez nem puszta formai eltérés: a számla, a könyvelés és az ÁFA-bevallás összege is eltérhet.

Elmaradt fizetéskövetés

Gyakori, hogy a szabadúszó megkapja a banki jóváírást, de nem tölti ki a Q oszlopot. Ilyenkor a Dashboard késedelmes vagy nyitott számlát mutathat akkor is, amikor a pénz már beérkezett. Egy 6 számlából álló hónapban akár két hibás státusz is fél órás visszakeresést és felesleges fizetési emlékeztetőt okozhat.

Másik tipikus gond a számlázóprogram és az Excel párhuzamos vezetése. Ha a számlaszám egyszer 2026-014, máskor 2026/014 formában kerül be, a keresés és az egyeztetés nehezebb lesz. A legjobb gyakorlat az, ha a számlázóprogram az elsődleges bizonylati forrás, az Excel pedig a követés és a likviditás áttekintésének eszköze.

Ne írjon a képlettel számolt L, M, N, P és R oszlopba. A képlet törlése után az ÁFA, a bruttó összeg vagy a késedelmi napok hibásan jelennek meg, és az eltérés csak a havi egyeztetéskor derül ki.

A táblázat akkor hasznos, ha nem a negyedév végén próbálja rekonstruálni a számlázást. Szabadúszóként célszerű minden kiállított számla után azonnal kitölteni egy sort, majd hetente egyszer, például pénteken ellenőrizni a fizetési státuszokat.

Heti ellenőrzési rend

• Hétfőn vagy a számla kiállításakor rögzítse a számlaszámot, a dátumokat, a partnert és a nettó összeget.
• Pénteken nézze meg a Dashboard Nyitott és Késedelmes számláit, majd a banki jóváírás alapján töltse ki a fizetés dátumát.
• A hónap zárásakor hasonlítsa össze a nettó és bruttó összesítést a számlázóprogram kimutatásával.
• Az ÁFA-bevallás előkészítésekor ellenőrizze a kiválasztott kódokat, az AAM tételeket és a teljesítési dátumokat.

A lenyíló listákat használja, ne gépelje kézzel az ÁFA-kódot vagy a fizetési módot. Ha például 20 számlából háromnál eltérően írja be az átutalást, a státuszok és a későbbi szűrés könnyebben félrecsúszik.

Mikor kell továbblépni

A munkafüzet 100 számlasorra van előkészítve. Ha havonta 25 számlát állít ki, ez körülbelül négy hónapnyi adat; ilyen volumen mellett már érdemes a lezárt hónapokat külön fájlban archiválni, de a képletek és diagramok csak a megadott tartományokra készültek.

Ha több felhasználó dolgozik egyszerre, rendszeres számlázás történik, vagy automatikus NAV-adatszolgáltatásra van szükség, a számlázóprogram a jobb elsődleges rendszer. Az Excel maradhat vezetői összesítő és fizetéskövető eszköz, de a bizonylati nyilvántartást ne vezesse kizárólag kézzel.