KATA nyilvántartás Excel - Ingyenes sablon

1. Nyissa meg a Nyilvántartás lapot, és ellenőrizze, hogy a fejlécben minden oszlop megfelel a saját munkájának. Ide kerülnek a napi tételek.
2. Töltse ki soronként a dátumot, partnert, tétel típusát, összegeket és a KATA szempont mezőt. Egy sor egy számlát vagy bizonylatot jelentsen.
3. Használja az Adatlista lapot a visszatérő értékekhez, például a tétel típusához vagy a fizetési módhoz. Így kisebb lesz az elütés esélye.
4. Az Összesítő lapon nézze meg a bevétel és költség fő számait. Ha havonta töltögeti, azonnal látszik, ha egy hónapban szokatlanul magas lett a költség.
5. Az Útmutató lapot tartsa meg a munka elején. Ha más is használja a fájlt, ez megmutatja, mit kell beírni és mit nem szabad üresen hagyni.
6. Minden hónap végén zárja le az adott időszakot, és ellenőrizze a számlaszámokat és megjegyzéseket. Így az év végi összesítés nem takarítással kezdődik.

A KATA-s egyéni vállalkozó akkor ül le ehhez a táblázathoz, amikor a napi számlázásból már nem elég a fejben tartott lista. Havi 30–40 tételnél még áttekinthető, havi 200 tételnél viszont már a partnernév, a számlaszám és a tétel típusa nélkül szétesik az évközi kép.

Nyilvántartás lapon a soronkénti rögzítés a lényeg, az Összesítő pedig azt mutatja meg, mennyi bevétel és költség gyűlt össze. Egy 4 alkalmazottat foglalkoztató asztalosnak vagy egy havi 300 rendelést kezelő webshopnak ez már nem kényelmi kérdés, hanem napi adminisztrációs fegyelem.

Mikor ül elé a vállalkozó

Leggyakrabban számlázás után, hét végén vagy a havi lezárás előtt nyílik meg a fájl. Ha valaki 12 nap alatt 18 számlát állít ki, még működik a kézi fejben tartás, de 60 tételnél már a dátum és a partner neve keveredik.

Miért éri meg külön választani a tételeket

A bevétel és a költség külön oszlopa azért fontos, mert a KATA logikája nem ugyanazt kéri minden tételnél. Egy 120 000 Ft-os bevétel és egy 18 000 Ft-os szoftverelőfizetés nem ugyanabba a sorba való fejben, a táblában viszont igen, ha a megjelölés egyértelmű.

A KATA nem általános bevételi naplózás, hanem olyan nyilvántartás, amelynek vissza kell tudnia adni a bevételi tételek és a kapcsolódó bizonylatok képét. Az adószám, a számlaszám, a partner típusa és a megnevezés ezért szerepel külön oszlopban.

A számviteli törvény szerinti bizonylati fegyelem és a 8 év megőrzési kötelezettség miatt a táblában szereplő adat nem csak egy ideiglenes jegyzet. Ha egy 2026.01.15-i számlát kell elővennie később, a dátum, a partner és a megjegyzés együtt adja vissza a kereshetőséget.

Miért kell külön a partner és az adószám

Egy Kft. és egy Bt. ugyanúgy lehet partner, de az adataik nem keverhetők össze. Ha a vevő neve mellett az adószám is ott van, egy 48 tételes havi exportból 2 perc alatt visszakereshető az adott számla, nem 20 perc alatt.

Melyik szám segít a döntésben

A KATA-nyilvántartás akkor praktikus, ha a bevétel és költség külön kezelése gyorsabban megy, mint egy külön programban a visszakeresés. 100 sor alatt az Excel általában bőven elég, 1 000 sor felett viszont már a szűrők, az adatlista és a fegyelmezett kitöltés döntik el, hogy használható marad-e.

A legdrágább hiba nem a képlet, hanem a kihagyott sor. Ha egy 180 000 Ft-os bevételi számla kimarad, az év végi kép már torzul, és utólag kell visszabontani a banki kivonatot, a számlatömböt és a megjegyzéseket.

Gyakori gond az is, amikor a partner típusa vagy a fizetési mód elmarad. Ilyenkor egy 70 tételes hónapban 10–15 perc helyett akár 1 óra is elmegy arra, hogy kiderüljön, melyik számla utalásos, melyik készpénzes, és melyikhez tartozik még hiányzó adat.

Miért fáj a rossz megjelölés

Ha a KATA szempont mező üres, a tétel nemcsak rendezetlen, hanem vitatható is lesz. Egy 18 000 Ft-os szoftverdíj és egy 120 000 Ft-os szolgáltatási bevétel összekeverése hónap végén könnyen 2 külön ellenőrzési körbe viszi a táblát.

Mennyibe kerül az utólagos javítás

Egy hiba javítása 2 perc, tíz hiba javítása már 20 perc, de ha a számlaszám és a megjegyzés is hibás, az könnyen fél délutánt elvisz. A tapasztalat az, hogy az év közbeni fegyelem olcsóbb, mint az év végi mentés.

A fegyelem ára végül a pénzmozgásoknál látszik meg igazán, ezért az év végi mentés után érdemes a pénzforgalmi kimutatás adatait is rendbe tenni.

A táblázat akkor marad használatban, ha hozzá van kötve egy fix pillanathoz. A legtöbb egyéni vállalkozónál ez a számlázás utáni 5 perc vagy a hónap utolsó munkanapja, nem pedig egy homályos majd egyszer megnézem alkalom.

A jó rutin egyszerű: beérkező számla, azonnali rögzítés, havi lezárás. Ha a vállalkozó 1 hét alatt 25 tételt kezel, a napi 3–4 perc beírás sokkal kisebb teher, mint egyszerre 25 sort visszaállítani emlékezetből.

Mit érdemes automatikussá tenni

• Másolja az előző havi munkalapot, hogy a fejléc és a formázás megmaradjon.
• Használjon adatérvényesítést az ismétlődő mezőknél, például a tétel típusánál.
• Kapcsoljon feltételes formázást a hiányos sorokra, hogy a hiány azonnal látszódjon.
• Tartsa külön az Adatlista lapot, így kevesebb lesz az elütés és a rövidítés.

Mikor kell továbblépni

Ha már több felhasználó írja ugyanazt a fájlt, vagy a havi tételek száma tartósan 300 fölé megy, az Excel még használható, de egyre több fegyelmet kér. Ilyenkor a táblázat már nyilvántartás, nem rendszer.

Ilyenkor már a áfabevallási nyilvántartás is könnyebben összerakható, mint a sok kézi tétel egyetlen munkalapon tartása.