Bevétel nyilvántartás Excel - Ingyenes sablon

1. Nyissa meg a Bevételek munkalapot, és kezdje a fejléc utáni első sorral. Ide kerül a dátum, a megnevezés, a bizonylatszám és az összeg.
2. Töltse fel minden beérkezett tétellel a sort, lehetőleg aznap vagy legalább hetente egyszer. Ha 20 tételt ír be egy menetben, sokkal könnyebb elkerülni a kihagyást.
3. Használja az Összesítő lapot ellenőrzésre. Itt a havi összegek és a darabszámok alapján azonnal kiderül, ha egy hónap gyanúsan alacsony vagy magas.
4. Olvassa el az Útmutató lapot, mielőtt először használja a fájlt. Ez segít abban, hogy minden mezőt ugyanúgy töltsön ki.
5. Havonta záráskor ellenőrizze, hogy minden bevétel szerepel-e a listában. Egy 300 rendelést kezelő webshopnál már egy 1%-os kimaradás is 3 elmaradt tételt jelenthet.
6. Mentse el külön fájlban a lezárt hónapokat, így az év végén visszakereshető marad minden adat.

A 1. kép a Bevételek munkalapot mutatja, ahol a sorokba a bevételi tételek kerülnek. A Python-kód alapján itt a táblázat alapadatai rögzíthetők: dátum, megnevezés, bizonylatszám, nettó vagy bruttó összeg és egyéb kiegészítő mezők, amelyeket a sablon későbbi része használhat.

Ezt a lapot az tölti, aki naponta vagy hetente könyveli a bejövő pénzeket. Ha például egy havi 300 rendelést kezelő webshopból átlagosan 8 000 Ft nettó jön be rendelésenként, akkor már 2 400 000 Ft havi árbevételről beszélünk, amit soronként érdemes vezetni, nem fejben.

A napi rögzítés előnye

Ha egy egyéni vállalkozó nap végén 5-10 sort visz fel, nem csúszik szét a hónap vége. Egy 4 alkalmazottas asztalosműhelynél például a részszámlák és előlegek keveredése gyorsan hibát okoz, ezért az aznapi rögzítés a legegyszerűbb megoldás.

Az összesítő lap szerepe

A 2. kép az Összesítő lapot mutatja, ahol a havi adatokból áttekintés készül. Ez különösen hasznos hónapzáráskor: ha a februári bevétel 1 180 000 Ft, a márciusi pedig 1 540 000 Ft, azonnal látszik a növekedés vagy a visszaesés.

Miért kell külön útmutató

A 3. kép az Útmutató lapot mutatja, amely nem dísz, hanem használati sorrend. Az a jó megoldás, ha az első megnyitáskor rögtön látja, hogy melyik lapra mit kell írni, így az új munkatárs vagy az ideiglenes pénztáros sem rontja el az adatbevitelt.

A bevétel-nyilvántartás nem helyettesíti a számviteli törvény szerinti bizonylati fegyelmet, de rendet tesz a napi adatban. A bizonylatokat és a kapcsolódó nyilvántartásokat 8 évig meg kell őrizni, ezért a táblázat akkor hasznos igazán, ha a számlaszám és a dátum alapján visszakereshető.

Ha ÁFA-alanyként dolgozik, a nettó és bruttó összegeket külön logikával érdemes vezetni. Egy 27%-os áfás, 127 000 Ft bruttó tételnél 100 000 Ft a nettó és 27 000 Ft az áfa, tehát a táblázatban már az első sorban eldől, hogy az összesítő melyik számot veszi figyelembe.

Mit számoljon külön a sablon

Az összes bevétel, a havi darabszám és a nettó/bruttó bontás három külön logika. Ha az éves árbevétel 11 800 000 Ft, akkor az alanyi adómentességi határ közelében már egyetlen nagyobb szerződés is számít, ezért nem elég csak a végösszeget nézni.

Melyik vállalkozásnak a leghasznosabb

Egy főállású egyéni vállalkozó a legegyszerűbben ebben a formában követi a pénzmozgást, mert kevés a felesleges mező. Egy Kft. esetében viszont a vezetői kontroll miatt különösen fontos, hogy a bevételi adatok hónapra és partnerre bontva is visszanézhetők legyenek.

A legdrágább hiba az, amikor egy bevétel kimarad a listából, majd a hónapzárásnál derül ki. Ha 120 tételből csak 3 marad ki, az már 2,5% eltérés, és ez elég ahhoz, hogy a havi összesítés félrevezessen.

Gyakori az is, hogy a pénztáros egyszer bruttó, másszor nettó összeget ír be ugyanabba az oszlopba. Egy 95 000 Ft-os és egy 95 000 Ft nettó tétel összekeverése 25 650 Ft eltérést is okozhat, ami már egyetlen sorban is látványos hiba.

Amikor a dátum a hibaforrás

Ha a teljesítés dátuma és a kiállítás dátuma keveredik, a havi bontás rossz helyre teszi a tételt. Ez különösen a hónap utolsó 2 napján okoz gondot, amikor több számla átnyúlhat a következő időszakba.

Mi kerül időbe és pénzbe

Az utólagos javítás 15-20 perc tételenként is lehet, ha vissza kell keresni a bizonylatot. Egy 30 tételes havi zárásnál ez már 7-10 óra munka, vagyis sokkal olcsóbb az aznapi rögzítés, mint a hibák utólagos vadászata.

Az aznapi rögzítés mellett a kata nyilvántartás különösen akkor jön jól, amikor a tételeket hónap végi bontásban is vissza kell keresni.

A sablon akkor működik, ha a könyvelés vagy a pénzügyi ellenőrzés állandó részévé válik. A legegyszerűbb megoldás az, ha minden pénteken 16:00-kor vagy minden hónap első munkanapján 9:00-kor végigmegy a sorokon.

Ha a rögzítést a számlázás után rögtön elvégzi, kisebb az esélye annak, hogy két hét múlva már hiányos lesz a lista. Egy 50 tételes hónapban a másolás, a rendezés és az ellenőrzés együtt általában kevesebb mint 30 perc, ha nem egyszerre próbál mindent helyrehozni.

Három egyszerű szokás

• Mindig ugyanabban az időpontban rögzítsen, például a heti pénzösszesítés után.
• Az előző havi lapot másolja át, ne nulláról kezdje.
• Az eltérő összegeket feltételes formázással emelje ki, hogy a hiba azonnal látszódjon.

Mikor érdemes továbblépni

Ha már több mint 1 000 tételt kezel évente, vagy több telephelyről, több munkatárstól jön az adat, akkor a táblázat eléri a határát. Ilyenkor a rendszeres Excel-vezetés még jó, de fölé kell tenni egy számlázó- vagy ERP-megoldást, mert a kézi javítás túl sok időt visz el.

Ilyenkor a rendszeres Excel-vezetés még jó, de a napi készpénzmozgásokhoz már érdemes egy házipénztári nyilvántartás szerint rendszerezni az adatokat, mert a kézi javítás túl sok időt visz el.