Heti beosztás Excel - Ingyenes sablon

1. 1. lépés — Nyissa meg a fájlt, majd a Heti beosztás munkalapon ellenőrizze a hét dátumait. A minta a 2026. 29. hetet, 2026.07.13. és 2026.07.19. közötti időszakot tartalmazza.
2. 2. lépés — Írja be az alkalmazott nevét és pozícióját. Használjon következetes elnevezéseket, például Eladó, Pénztáros, Raktáros vagy Műszakvezető.
3. 3. lépés — Töltse ki hétfőtől vasárnapig a ténylegesen tervezett napi órákat. Szabadnapnál vagy távollétnél 0 értéket használjon.
4. 4. lépés — Adja meg az órabért Ft/óra formában. Ne írja be kézzel a normál bért és a heti összesen értékét, ha ezek képlettel számolódnak.
5. 5. lépés — Ellenőrizze a Munkanapok száma és az Összes óra oszlopot. Például öt darab 8 órás nap 5 munkanap és 40 óra.
6. 6. lépés — Rögzítse a túlórát és a pótlékot, majd egészítse ki a Megjegyzés oszlopot a műszak fontos körülményeivel.
7. 7. lépés — Tekintse át az Összesítő munkalapot, a magyarázatokat pedig az Útmutató munkalapon találja.

A heti beosztás elkészítése jellemzően a megelőző hét végén vagy a következő hét első munkanapja előtt kerül elő. Egy üzlet irodavezetője ilyenkor ellenőrzi, hogy a nyitvatartás minden órájára jut-e pénztáros és eladó, az építőipari cég adminisztrátora pedig a brigádok helyszíni munkájához igazítja a létszámot.

A Heti beosztás munkalap akkor praktikus, ha nem csupán neveket ír be, hanem a napi órákat is. A 1. kép fejlécében az Alkalmazott neve és a Pozíció után hét dátumozott oszlop következik, majd a Munkanapok száma, az Összes óra, az Órabér, a Normál bér, a Túlóra, a Túlóra pótlék, a Heti bér összesen és a Megjegyzés.

Ki ül le vele a hét kezdete előtt

Egy négy alkalmazottat foglalkoztató asztalosműhelyben az egyik dolgozó 8, a másik 8, a harmadik 6, a negyedik pedig 4 órát dolgozik hétfőn. Ez összesen 26 tervezett óra; a műhelyvezető már ekkor látja, hogy a délutáni megrendelésekhez elég-e a kapacitás.

Üzletben a szombat és vasárnap különösen fontos. A mintában Nagy Péter szombaton 4 órát, Kiss Mária szombaton 8, vasárnap pedig 4 órát kapott, ezért a hétvégi ügyelet nem marad szóbeli megállapodás.

Mikor kell lezárni az adatokat

A beosztást a hét előtt tervezze, a tényleges órákat pedig a hét végén vezesse át. A munkabér előkészítése előtt hasonlítsa össze a tervet a jelenléti adatokkal; a beosztás önmagában nem helyettesíti a jogszabály szerinti munkaidő-nyilvántartást.

A 2. kép az Összesítő munkalap szerepét mutatja: itt a vezető gyorsan átnézheti a heti munkaórákat és a béradatokat. A 3. kép az Útmutató munkalapon segít eligazodni a mezők használatában.

A munkaidő-beosztás kialakításánál a Munka Törvénykönyve, vagyis a 2012. évi I. törvény szabályai az irányadók. A munkáltatónak a munkaidőt és a pihenőidőt nyilván kell tartania; a heti beosztás ezért csak akkor használható jól, ha az eltéréseket, tényleges órákat és távolléteket is következetesen rögzíti.

A beosztást fő szabály szerint legalább 168 órával korábban, legalább egy hétre előre kell közölni. Ha egy 2026.07.20-án kezdődő hét beosztását készíti, annak közlését legkésőbb 2026.07.13-án kell megtenni, a törvényi feltételek teljesülése mellett.

A napi és heti pihenőidő ellenőrzése

Általános teljes munkaidőben a napi munkaidő 8 óra, a heti munkaidő pedig 40 óra. Egy 9 órás műszak nem automatikusan jelent 9 ledolgozott órát: az étkezési szünetet és annak minősítését külön kell kezelni. A heti pihenőnap, illetve a heti pihenőidő beosztását szintén ellenőrizni kell.

Ha egy munkatárs hétfőtől péntekig napi 8 órát, szombaton pedig 4 órát dolgozik, az összesen 44 óra. Ez már nem kezelhető egyszerűen normál heti óraként: a munkaidőkeret, a rendkívüli munkaidő és a pótlék szabályait is össze kell vetni a tényleges foglalkoztatással.

Béradatok és nyilvántartás

A sablon Órabér (Ft/óra), Normál bér, Túlóra (óra), Túlóra pótlék és Heti bér összesen oszlopai tervezési és ellenőrzési célúak. A bérszámfejtés során a bruttó bérből 15% SZJA és 18,5% TB-járulék merülhet fel, a munkáltatói oldalon pedig 13% szociális hozzájárulási adó is felmerülhet, a jogviszony és kedvezmények szerint.

Az álláspontom egyértelmű: a heti beosztást ne használja egyedüli jelenléti ívként. A tervezett 40 óra és a ténylegesen ledolgozott 42 óra között 2 óra eltérés van; ezt a bérszámfejtés előtt külön dokumentálni kell.

A legdrágább hiba nem az elgépelés, hanem amikor a vezető a beosztást késznek tekinti, miközben a napi órák nem egyeznek a tényleges munkával. Egy 8 órára beírt, de 10 órát dolgozó alkalmazottnál 2 óra hiányzik a nyilvántartásból; négy hasonló napon ez már 8 óra, amely a bér és a pótlék számítását is érinti.

A nulla, az üres cella és a szöveg keverése

A szabadnapnál a mintafájlban 0 szerepel, például Kovács Anna szombati és vasárnapi napján. Ha egyik sorban 0, a másikban üres cella, a harmadikban pedig a szöveges Szabadnap felirat jelenik meg, az összesítés könnyen félrevezető lesz.

Az órát ne írja be szövegként, például 8 óra formában. A 8 számként kezelhető és összegezhető, a 8 óra viszont szövegként maradhat; egy tízfős csapatnál ez akár több órányi kézi javítást jelenthet a heti záráskor.

Amikor a hétvégi műszak nincs rendesen átadva

Kiskereskedelmi üzletben gyakori, hogy a szombati műszak cseréje szóban történik. Ha Kiss Mária eredetileg 4 órára szerepel, de ténylegesen 8 órát dolgozik, a módosítást a Megjegyzés oszlopban és a jelenléti nyilvántartásban is rögzíteni kell. A hiányzó dokumentáció később vitát okoz a dolgozóval és a bérszámfejtővel.

A mintában Tóth Erzsébet napi 9 órás beosztása, illetve Molnár Katalin napi 6 órás munkája jól mutatja, hogy nem minden sor értelmezhető azonos műszakrendként. A vezetőnek külön kell figyelnie a pihenőidőre, a munkaidőkeretre és arra, hogy a túlóra ne kerüljön véletlenül a normál órák közé.

A képletek felülírásának ára

Az Összes óra vagy a Heti bér összesen cellájának kézi átírása gyors megoldásnak tűnik, de egyetlen módosított nap után már hibás eredményt adhat. Például 40 óra és 2 500 Ft órabér esetén a normál bér 100 000 Ft; ha a napi órát 44-re javítja, a kapcsolódó összegnek is változnia kell.

A kézi átírás helyett érdemes egy olyan bérszámítási sablon, ahol a 44 órára javított napi adat azonnal a normál bért is újraszámolja.

A sablon akkor marad használatban, ha ugyanahhoz a heti eseményhez köti, nem pedig akkor nyitja meg, amikor már sürgős a beosztás. A legjobb időpont a következő hét előtti péntek délelőtt, majd a hét utolsó munkanapján 10 perc az eltérések lezárására.

Alakítson ki két rövid ellenőrzési pontot

• A hét kezdete előtt ellenőrizze a létszámot, a pozíciókat és a hétvégi műszakokat.
• A hét végén hasonlítsa össze a napi órákat a jelenléti adatokkal.
• A bérszámfejtés előtt vizsgálja át a Túlóra és a Túlóra pótlék oszlopokat.
• A lezárt fájlt mentse külön néven, például 2026_29_het_beosztas.xlsx formában.

Ne írja felül az előző hetet. Másolja a Heti beosztás munkalapot, módosítsa a dátumokat, majd törölje a régi órabejegyzéseket. Így az előző hét adatai megmaradnak, és egy 2026-os évben akár 52 külön heti munkalap is archiválható.

Három apró szabály, amely sok javítást elkerül

• Az órákat mindig számként írja be, például 6, 8 vagy 9.
• A Megjegyzés mezőt használja a szabadnap, az ügyelet és a műszakcsere jelölésére.
• A képletes oszlopokat ne írja át kézzel; módosítsa inkább a napi órát vagy az órabért.

Az Összesítő legyen a vezetői áttekintés helye, az Útmutató pedig az új kollégák betanításának segédlete. Ha a csapat már több műszakot, több telephelyet vagy több száz dolgozót kezel, a kézi Excel-táblázat helyett munkaidő-nyilvántartó rendszerre érdemes váltani. Egy 4–15 fős csapatnál azonban ez a sablon gyors és átlátható kiindulópont.

Ez a váltás után a munkaidő-nyilvántartó sablon már a napi rögzítésre és az összesített adatok kezelésére ad rendezettebb megoldást.