Szabadság nyilvántartás Excel - Ingyenes sablon

1. Töltse ki a dolgozók alapadatait a Nyilvántartás munkalapon. Ide kerül a név, a munkakör, az osztály, a jogviszony típusa és az év.
2. Adja meg az éves jogosultságot napokban. Az alap szabadság, a pótszabadság és az áthozott nap külön mezőben szerepel.
3. Rögzítse a távollét kezdete és vége dátumát. A sablonból így később visszakereshető, mikor hiányzott valaki.
4. Vezesse a kivett, jóváhagyott és függőben lévő napokat külön. Ettől az éves keret és a ténylegesen felhasznált napok nem csúsznak össze.
5. Az Összesítő munkalapon ellenőrizze a maradék napokat és a fő mutatókat. Itt egy pillantással látszik, hol fogy gyorsan a keret.
6. A Lista munkalapon a név szerinti kiválasztás megkönnyíti az egyeztetést, az Útmutató pedig a kitöltési rendet foglalja össze.
7. Mentse el havi rutinként, és minden új szabadságot azonnal írjon be. Így egy 20 napos éves keretből nem lesz év végére hiányzó 3 nap csak azért, mert későn került a táblába.

A sablon azoknak készült, akiknek több ember éves szabadságát kell egy helyen vezetniük: irodavezetőnek, kft. adminisztrációnak, művezetőnek vagy egyesületi pénztárosnak, ha a távollétek a működést is befolyásolják. A Nyilvántartás munkalapon soronként egy dolgozó szerepel, mellette az év, az alap és pótszabadság, az áthozott nap, majd a kivett és fennmaradó keret.

Az ilyen táblázat főleg a hónap elején és a szabadságos időszak előtt kerül elő. Ha például 4 alkalmazottból kettő egyszerre menne el 5-5 napra, már 10 nap kiesésről beszélünk, és ez egy kis csapatnál rögtön műszakszervezési kérdés lesz.

Aki tényleg ebből dolgozik

Az egyéni vállalkozó akkor használja jól, ha maga intézi az adminisztrációt és néhány megbízottját is követni akarja. Egy 8 fős csapatnál már az is sokat ér, ha azonnal látszik, hogy kinek 2 napja maradt, és kinek még az év elején kell betervezni a 3 pótnapot.

A képernyőképeken mi látszik

Az 1. kép a Nyilvántartás munkalapot mutatja, a 2. kép az Összesítőt, a 3. kép a Listát, a 4. kép pedig az Útmutatót. A szerkezet azért praktikus, mert a napi adatbevitel és a vezetői áttekintés külön lapon van, így nem kell ugyanabban a táblában keresni mindent.

Magyarországon a szabadság napjait a munkajogi szabályok szerint kell kezelni, és a nyilvántartásnak visszakereshetőnek kell lennie. Az alap szabadság 20 nap, ehhez jön az életkor és egyes esetekben a gyermekek után járó pótszabadság, ezért egy 35 éves munkavállalónál már több mint a minimum napokkal számol.

A táblázatban külön szerepel az összes jogosultság, az eddig kivett nap, a jóváhagyott nap és a függőben lévő nap. Ez a gyakorlatban azért fontos, mert egy 24 napos keretnél már 6 nap kivétele után is pontosan látszik, hogy maradt-e elég idő egy nyári leállásra vagy egy év végi pihenésre.

Miért kell külön vezetni a távollétet

A távollét kezdete és vége dátuma nem díszmező, hanem ellenőrizhető munkaszervezési adat. Ha egy cégben havi 300 rendelést kezelnek, és két kolléga egyszerre van szabadságon 4 napig, az már 8 embernap kiesés, amit előre kell látni.

Mi a jó megoldás kis cégnél

A legtöbb kisvállalkozásnak nem bonyolult rendszer kell, hanem pontos, naprakész lista. Ha a szabadságokat naponta írják be, akkor a bérszámfejtésnél és az évzárásnál nem kell utólag adatot vadászni, és nem lesz vita abból, hogy ki mennyit vett ki.

A naprakész távolléti lista mellett az elszámolásokhoz számla készítéséhez való sablon is jól jöhet, mert a szabadság miatti kiesések hatását később így lehet tisztán rögzíteni.

A legdrágább hiba az, amikor a szabadságot csak szóban engedélyezik, de nem kerül be a táblába. Ilyenkor a vezető szerint 5 nap volt jóváhagyva, a dolgozó szerint 6, a végén pedig egy nap eltérés miatt javítani kell a béridőszakot, ami már egy kis cégnél is 1-2 óra pluszmunka.

Gyakori az is, hogy a függőben lévő nap és a jóváhagyott nap egy sorban összemosódik. Ha 3 nap még kérdéses, és közben a rendszer 0-ra mutatja a keretet, abból könnyen rossz műszakbeosztás lesz, például egy boltban vagy asztalosműhelyben pont a szabadságolási csúcs hetén.

A hibás számolás ára

Ha valaki 20 nap helyett tévesen 22 napot kap engedélyezve, az 2 teljes munkanap kiesés. Egy 250 000 Ft havi bérű dolgozónál ez a cég oldalán nem csak szervezési gond, hanem pótlás, túlóra vagy helyettesítés költsége is lehet.

Miért baj a visszakereshetetlen lista

Ha nincs dátum szerinti bontás, egy év végén már nem lehet megmondani, mikor és mire ment el a keret. Aki ezt egyszer végigcsinálta egy 10 fős csapatnál, tudja: 20-30 perc helyett fél nap is elmehet a régi e-mailek és cédulák összehasonlítására.

A sablon akkor él, ha nem külön feladatként kezeli, hanem a havi zárás részeként. A legegyszerűbb megoldás az, ha a szabadságokat minden hónap utolsó munkanapján vagy a bérszámfejtés előtt ellenőrzi, ugyanabban az időben, ugyanazzal a felelőssel.

Három rutin, ami működik

• Másolja az előző havi lapot, és csak az új távolléteket írja be.
• Használjon adatérvényesítést, hogy a dátumok és a napok ne csússzanak el.
• Alkalmazzon feltételes formázást, hogy a 0 vagy negatív keret azonnal feltűnjön.

Mikor érdemes továbblépni

Ha már 30-40 dolgozó, több telephely vagy műszakos rendszer van, akkor az Excel-sablon még használható, de már feszes lesz. Ilyenkor sokszor jobb egy külön HR-rendszer vagy bérprogram, mert a szabadságkezelés mellett a helyettesítést és az engedélyezést is együtt kell látni.

Amíg viszont a csapat kisebb, ez a táblázat gyorsabb és olcsóbb megoldás. Egy 15 fős cégben például havi 10 perc frissítéssel már rendben tartható az éves keret, és nem kell külön adminisztrációs rendszert fenntartani.

Ebben a fázisban már a ledolgozott órák és a túlórák követése is ugyanúgy fontos, ezért érdemes áttérni egy munkaidő-nyilvántartó táblára.