Kiküldetési rendelvény Excel - Ingyenes sablon

1. Nyissa meg a Kiküldetések munkalapot, és minden új úthoz vigyen fel egy sort. A rendlevényszám, a dátum, a cél és a távolság legyen az első négy ellenőrzött adat.
2. Töltse ki a járműre és költségre vonatkozó mezőket. Ha az üzemanyagár 680 Ft/l és a fogyasztás 6,5 l/100 km, a számítás alapja már elég pontos lesz.
3. Ellenőrizze az összesített költséget és a kifizetendő összeget. Egy 140 km-es út 910 Ft üzemanyagköltséget és például 2 500 Ft parkolást is jelenthet.
4. Az Összesítő munkalapon nézze meg a havi vagy időszakos darabszámot, költséget és kifizetési állapotot. Ez a rész gyors képet ad a teljes keretről.
5. Az Útmutató munkalapon ellenőrizze, mit hova kell írni. Ez akkor hasznos, ha a táblázatot nem mindig ugyanaz a kolléga tölti.
6. Ha több havi adatot kezel, másolja az előző időszak logikáját, és ugyanabban a szerkezetben vezesse tovább. Így az adatok összevethetők maradnak.

Az első munkalap, a Kiküldetések a napi használat része. Itt rögzíti a rendlevényszámot, a kiküldetés dátumát, a munkavállaló nevét, a céget, az útvonalat, a távolságot és a költségeket.

Ez a lap akkor kerül elő, amikor a cég autóval megy ügyfélhez, telephelyre vagy helyszíni munkára. Egy 4 alkalmazottat foglalkoztató asztalosnál például egy hónapban 12–20 kiküldetés is összejöhet, és ha egy út 80 km, már nem mindegy, hogy a költség 5 000 Ft vagy 8 000 Ft lett.

Milyen helyzetekben hasznos

Egy egyéni vállalkozó gyakran az áfaidőszak végén nézi át a papírokat, a Kft. irodavezetője pedig hónap végén adja le a költségeket. Egy havi 300 rendelést kezelő webshopnál a futárhoz kapcsolódó kiszállások és a saját utazások külön kezelése sok időt spórol.

Mit érdemes külön figyelni

A távolság, az üzemanyagár, a fogyasztás és az útdíj együtt adnak valós képet. Ha 160 km-re 6,5 l/100 km fogyasztással és 680 Ft/l árral számol, az üzemanyagköltség önmagában közel 7 000 Ft lehet, és ehhez még jön a parkolás.

A kiküldetési rend a számviteli bizonylati fegyelemhez kapcsolódik: a dokumentumot a számviteli törvény szerint 8 évig meg kell őrizni. Ha a cég költséget számol el, annak nyoma legyen a nyilvántartásban, különben az ellenőrzésnél nehéz védeni az összeget.

Az ÁFA szempontjából a kiküldetés nem számlahelyettesítő, de a kapcsolódó költségek könyveléséhez kell a rendezett alapbizonylat. Ha például egy út során 9 000 Ft parkolás és 18 000 Ft üzemanyag merül fel, az összesen 27 000 Ft nyomon követhető költség, amit a könyveléshez logikusan kell összerakni.

Miért fontos a pontos mezőkitöltés

A cégnév, az adószám, a jármű és a költségtípus együtt adja a visszakereshetőséget. Egy Kft.-nél, ahol több dolgozó is megy útra, a címzett és a vezető személye nélkül egy 12 tételes havi lista gyorsan kezelhetetlenné válik.

Melyik megoldás egyszerűbb

Ha kevés a kiküldetés, az Excel-sablon a legegyszerűbb. Ha százával futnak az utak, és az elszámolás már bérszámfejtési vagy ERP-folyamatba kötött, akkor külön rendszer kell; 50–80 útnál azonban ez a táblázat még bőven elég.

A leggyakoribb hiba az, hogy csak a kilométert írják be, de a parkolást, az útdíjat vagy a napidíjat elhagyják. Ez egy 10 útból álló hónapban könnyen 15 000–25 000 Ft eltérést okozhat, amit utólag már nehéz visszafejteni.

Gondot okoz az is, ha a kifizetés státusza nincs vezetve. Ilyenkor ugyanaz a 32 000 Ft-os tétel kétszer is kimehet, vagy bent marad függőben, ami a likviditás szempontjából rosszabb, mint egy egyszerű adminisztrációs hiba.

Hibás és drága helyzetek

Ha egy 140 km-es útból 20 km kimarad, az nem csak 1–2 liter benzin. A valós költség mellé sokszor még napi díj vagy parkolás is társul, így egyetlen rossz sor 3 000–6 000 Ft eltérést is hozhat.

Miért nem elég a papír emléke

A tanfolyamon ezt mindig egyszerűen mondom: ami nincs beírva, az nincs elszámolva. Egy kétkeresős családnál ez kézenfekvő, mert 4–5 kisebb út hónap végére már egy teljes tank benzin árát is elviheti, ha a részletek hiányoznak.

Amikor már a részletek is fontosak, a havi elszámolásnál az áfa bevallás lesz a következő rendezendő tétel.

A sablon akkor működik jól, ha a hónap zárásához vagy a bérszámfejtéshez kötve használja. A legjobb megoldás az, ha minden kiküldetést még aznap felvisz, és a hónap végén már csak ellenőriz.

Ha 15 percet szán rá hetente, az egy hónapban 1 órát jelent. Ugyanez utólag, szétlapozott papírokkal és hiányzó tétellel simán 3–4 óra is lehet.

Egyszerű rutinok, amelyek működnek

• Mindig ugyanazon a napon zárja le a sort, például pénteken vagy hónap utolsó munkanapján.
• Másolja az előző időszak szerkezetét, hogy az oszlopok ne csússzanak el.
• Használjon adatérvényesítést a státuszmezőnél, hogy ne legyen kézi elírás.
• Figyelje a feltételes formázást, mert azonnal mutatja a hiányzó vagy gyanús adatot.

Mikor nő ki ebből valaki

Ha már több telephely, több jármű és külön belső elszámolási szabály van, az Excel még működik, de határos lesz. Egy 8–10 fős csapatnál, ahol havi 60–100 kiküldetés fut, már érdemes rendszerben gondolkodni, de a kisebb cégeknek ez a sablon még bőven elég.

Ugyanez a fegyelmezett nyilvántartási logika a készletkezelési nyilvántartás vezetésénél is jól működik, ahol a több telephely és a havi mozgások már könnyen elszaporodnak.