Készletnyilvántartás Excel - Ingyenes sablon

1. 1. lépés — Nyissa meg a Készlet_tételek munkalapot, és töltse ki az első üres sort a napi mozgással. A dátumot és a bizonylatszámot mindig ugyanabban a formában vigye fel.
2. 2. lépés — Adja meg a mozgás típusát, a cikkszámot, a megnevezést, a mennyiséget és az egységárat. Így a későbbi visszakeresés nem név alapján, hanem azonosító szerint történik.
3. 3. lépés — Töltse ki az ÁFA kulcsot, a nettó és bruttó értéket, majd ellenőrizze, hogy a raktárhely és a felelős mező is szerepeljen. Ez különösen fontos, ha több ember mozgatja ugyanazt a készletet.
4. 4. lépés — Nézze meg az Összesítő munkalapot, ahol a táblázatból képzett összegzések és ellenőrzések segítenek átlátni a készletértéket. Itt gyorsan kiderül, mely cikkek fogynak a legjobban.
5. 5. lépés — Az Útmutató munkalapon olvassa el a kitöltési szabályokat, mielőtt több tucat sort rögzít. Egy egységes szabályrendszer később sok hibát megelőz.
6. 6. lépés — Használja a figyelmeztetést arra, hogy a minimális készlet alá eső cikkeket időben pótolja. Ha egy termékből hetente 30 darab fogy, a 10 darabos biztonsági készlet már csak néhány napot fed le.

A Készlet_tételek munkalap az első kép. Itt látszik a 20 oszlopos szerkezet: Dátum, Bizonylatszám, Mozgás típusa, Cikkszám, Cikk megnevezése, Kategória, Gyártó / Szállító, Mértékegység, Mennyiség be, Mennyiség ki, Egységár (Ft), Bruttó érték (Ft), ÁFA kulcs, Nettó érték (Ft), ÁFA érték (Ft), Raktárhely, Felelős, Megjegyzés, Aktuális készlet és Készletszint figyelmeztetés.

Ezt a nézetet raktáros, irodavezető vagy az a egyéni vállalkozó használja, aki maga viszi a mozgásokat. Ha naponta 18 tételt rögzít, egy hónap alatt már 540 sort kap, ami kézi papíron gyorsan áttekinthetetlenné válik.

Miért ez az első munkalap

A készletmozgásokat mindig az esemény pillanatában érdemes felvinni, nem utólag. Ha egy webshop naponta 12 kiszállítást kezel, a bizonylatszám és a cikkszám szerinti rögzítés sokkal biztosabb, mint a megjegyzésekből visszafejteni, mi fogyott el.

Mikor ül le vele valaki

Leggyakrabban hét elején, leltár után, vagy hónap végén, amikor egyeztetni kell a tényleges készletet a táblázattal. Egy 4 alkalmazottat foglalkoztató asztalosnál például a faanyag, a vasalat és a kész bútor külön-külön sorozódik, különben egy 300 000 Ft-os eltérés is észrevétlen marad.

A készletérték a táblázatból csak akkor lesz használható, ha a nettó és bruttó érték logikája tiszta. A számviteli törvény szerinti bizonylati fegyelem miatt a dátum, a bizonylatszám és az értékadatok nem díszítő elemek, hanem a későbbi ellenőrzés alapjai.

Ha a termékek egy része 27% ÁFA-val, más része 5% vagy 18% kulccsal mozog, az eltérő kulcsokat külön kell kezelni. Például 100 db nettó 2 000 Ft-os cikk 200 000 Ft nettó érték, 27%-os kulcs mellett 254 000 Ft bruttó; ugyanez 5%-kal 210 000 Ft lenne.

Hogyan segít az Összesítő

Az Összesítő munkalap a második kép, és a gyakorlatban ez a vezetői nézet. Itt érdemes azt nézni, mely cikkekből van nagy érték a polcon, és hol van túl sok pénz megkötve; egy 1 200 000 Ft-os készletből már 200 000 Ft fölösleg is érezhető a likviditás szempontjából.

Melyik adatnak van valódi súlya

Az egységár önmagában kevés, ha nincs mellette mennyiség és raktárhely. Egy 50 darabos, darabonként 8 000 Ft-os tétel 400 000 Ft-ot köt le, és ha ez lassan forog, a pénz nem a számlán, hanem a polcon áll.

A legtöbb hiba nem a képletben van, hanem a rosszul rögzített mozgásban. Ha a be és ki mennyiséget ugyanabba a sorba keverik, egy 120 darabos havi eltérés is simán összejöhet, és ezt utólag már csak tételes ellenőrzéssel lehet kibogozni.

Az is tipikus, hogy a felelős vagy a raktárhely kimarad. Ilyenkor egy hiányzó 30 darabos tételnél nem tudni, hol keletkezett a különbség, és ez időben akár 1-2 órás keresést is jelenthet egy kisebb cégnél.

A rossz mozgástípus ára

Ha egy beérkezést kimenetként írnak be, az aktuális készlet azonnal torzul. Egy 80 darabos, darabonként 4 500 Ft-os tételnél ez 360 000 Ft hibát is okozhat a nyilvántartásban, és a hibás adat alapján könnyű túl korán rendelni.

Mi kerül a legtöbbe

A legdrágább hiba a kifogyás: ha egy webshopban egy népszerű termékből 50 db hiányzik, az nemcsak a készletben, hanem a bevételben is látszik. Egy napi 25 rendelést kezelő boltban a rossz készletadat akár 3-4 meghiúsult eladást is jelenthet naponta.

A napi 25 rendelés és a 3-4 meghiúsult eladás mellé a munkaidő is szorosan kapcsolódik a hibák költségéhez; a munkaidő nyilvántartás excel sablon a műszakok és ledolgozott órák pontos rögzítését rendezi.

A táblázat akkor működik, ha ugyanahhoz a napi vagy heti rutinponthoz kötődik. A legjobb helye általában a zárás előtti 10-15 perc, amikor már megvan minden bizonylat, és nem kell másnap fejben visszafejteni a mozgásokat.

Ha a Készlet_tételek lapot mindig ugyanabban a sorrendben tölti, a hibaszám gyorsan csökken. Egy heti 60 sort kezelő kisboltban már az is sokat számít, ha az előző heti lapot másolja, és csak az új bizonylatokat viszi fel.

Mit érdemes automatizálni

• Használjon egységes cikkszámot, így a keresés nem névvariációkon csúszik el.
• Alkalmazzon adatérvényesítést a mozgás típusára, hogy ne lehessen elgépelni a be és ki értékeket.
• Figyelje a feltételes formázást a készletszint figyelmeztetésnél, mert a piros jelzés gyorsabb, mint a kézi átnézés.
• Másolja az előző hónap szerkezetét, így nem kell minden alkalommal újraszabni a fejlécet.

Mikor kell továbblépni

Ha már több száz soron át kell keresni egy cikket, a táblázat közelít a határához. Ilyenkor érdemes készletkezelő rendszerre váltani, mert a 10 000 sor feletti állományban az Excel már lassabban és fegyelmezetlenebbül dolgozik.

A piros jelzés és a több száz soros lista után a havi tervezésnél jól jön egy havi költségvetés excel sablon, mert ugyanígy segít átlátni, mire megy el a pénz egy adott hónapban. A készletkezelésből ismert szerkezet más költségtípusok nyomon követésére is szépen alkalmazható.