Szállítólevél Excel - Ingyenes sablon

1. Nyissa meg a Szállítólevelek munkalapot, és a 2. sorban kezdje el rögzíteni az első bizonylat adatait. A fejléc már elő van készítve, a cím pedig az A1 cellában látszik.
2. Töltse ki a szállítólevél sorszámát, a kiállítás és a teljesítés dátumát, majd a feladó és a címzett adatait. Ha egy fuvarhoz több tétel tartozik, soronként vigye fel őket.
3. Adja meg a termék megnevezését, cikkszámát, mennyiségét, mennyiségi egységét és az egységárat. Így a nettó érték, az ÁFA és a bruttó összeg később könnyen ellenőrizhető.
4. Válassza ki a szállítás módját, a fizetési módot és a státuszt. Ezek a mezők különösen akkor hasznosak, ha több fuvar, részszállítás vagy halasztott fizetés van egy hónapban.
5. Használja az Összesítő munkalapot arra, hogy áttekintse a rögzített szállítólevelek számát és értékét. Ez különösen évzárásnál és havi ellenőrzésnél praktikus.
6. Ha bizonytalan egy mező kitöltésében, nyissa meg az Útmutató munkalapot. Ott röviden szerepel, mit hova érdemes írni, így kisebb a hibázás esélye.
7. Mentés után mindig ellenőrizze, hogy a sorszámok folyamatosak-e, és nincs-e hiányzó teljesítés dátum vagy üres címzettmező. Egy 50 tételes havi lista már kézzel átnézve is könnyen hibás maradhat.

A Szállítólevelek munkalap az a hely, ahol a napi fuvarok és kiszállítások adatai egyben maradnak. A 2. sorban indul a rögzítés, fölötte csak a fejléc és a cím van, ezért a kézi felvitel gyors és áttekinthető.

A 1. kép szerkezete világos: külön oszlop van a sorszámnak, a két dátumnak, a feladó és a címzett adatainak, a terméknek, a mennyiségnek, az egységárnak és az ÁFA-nak. Ha például napi 8 szállítólevelet kezel, egy 20 munkanapos hónapban ez 160 sor; ennyi tételnél már sokat számít, hogy minden ugyanoda kerül.

Mikor ülnek le vele Magyarországon

Tipikusan az egyéni vállalkozó, aki maga intézi a kiszállítást, a Kft. irodavezetője, aki a raktári papírokat rendbe teszi, vagy az építőipari cég adminisztrátora, aki a heti fuvarokat összefogja. A hónap végi zárásnál, a kiszállítások egyeztetésekor és egy reklamáció után a leggyorsabb, ha a szállítólevél már egységes mezőkben van.

Mit lát a felhasználó az első képen

Az első képen a széles, sötét fejléc és a világos sorminta rögtön mutatja, hogy ez nem jegyzetfüzet, hanem rendezett nyilvántartás. A mezők sorrendje a gyakorlatot követi: először az azonosítás, aztán az árumozgás, végül az érték és a státusz.

A szállítólevél nem számla, de a bizonylati rendben ugyanúgy fontos. A számviteli törvény 8 év megőrzési kötelezettséget ír elő a bizonylatokra, ezért a szállítólevelek rendezett táblázata nem kényelmi kérdés, hanem iratkezelési alap.

Ha egy vállalkozás havi 120 kiszállítást végez, az év végére 1 440 bizonylat gyűlik össze. Ilyenkor sokkal egyszerűbb úgy keresni, hogy van sorszám, dátum, feladó, címzett és státusz, mint papírok között böngészni. Ez különösen akkor hasznos, ha a könyveléshez utólag kell visszakeresni egy teljesítést.

Miért jó a külön oszlop a nettó, az ÁFA és a bruttó összeg számára

Ha egy tétel nettó értéke 24 000 Ft, 27%-os ÁFA-val a bruttó 30 480 Ft. Egy 15 tételes napi fuvarlistában ez már könnyen több százezer forint összértéket jelent, és ha a számok nincsenek külön választva, az ellenőrzés lassú és hibás lesz.

Miért számít a feladó forma és a címzett város

A feladó forma mezőnél az egyéni vállalkozó és a Kft. elnevezése nem csak formai ügy: más iratkezelési környezetben dolgoznak. A címzett város pedig segít, ha ugyanannak a partnernek több telephelye van, mert egy 300 rendelést kezelő webshopnál már egyetlen elírt város is félreviszi a keresést.

A leggyakoribb hiba az, hogy a kiállítási és a teljesítési dátum ugyanaznak tűnik, de a valóságban nem az. Ha egy pénteki kiszállítás hétfőn teljesül, a rossz dátum miatt a bizonylat és a logisztikai esemény már nem egyezik, és a kereséskor külön egyeztetés kell.

Második tipikus hiba a hiányos címzettadat. Egy elhagyott városnév vagy rossz sorszám miatt egy 60 soros hónapban 10-15 perc is elmegy egyetlen tétel azonosítására; ez egy negyedéves átnézésnél már órákra nő.

A mennyiség és az egységár félreírása

Ha 12 darab helyett 120 darab kerül be, vagy az egységárból kimarad egy nulla, a nettó összeg rögtön tízszeres eltérést mutat. Egy 18 500 Ft-os tételnél ez 185 000 Ft hibát jelenthet, és ilyen eltérésnél a raktár, a számlázás és a könyvelés is külön körben javít.

A státusz nélküli lista ára

Ha nincs megjelölve, hogy egy szállítólevél teljesített, függőben van vagy vitás, akkor a havi zárásnál újra kell kérdezni a kollégákat. Egy 40 tételes fuvarhónapban ez simán fél óra plusz munka, és a hiba ára nem forintban, hanem megszakított figyelemben jelentkezik.

A státusz nélküli lista után a mozgások követése már a készletnyilvántartás pontos vezetésén múlik.

A jó szállítólevél-lista akkor él tovább, ha ugyanahhoz a munkafolyamathoz kötődik minden hónapban. A legegyszerűbb megoldás, ha a rögzítést mindig a kiszállítási nap végére vagy a heti zárásra teszi, nem külön, önálló projektként kezeli.

Három rutin, ami tényleg működik

• Másolja át az előző havi munkalapot, és abból indítsa az új hónapot. Így a szerkezet nem csúszik szét, és a fejléc sem változik el.
• Az első üres sorba dolgozzon, ne véletlenszerűen a lap közepére. Egy 100 soros táblában ez megmenti a keresést és a rendezést.
• Használjon egységes kitöltési szokást: előbb sorszám, aztán dátum, végül érték. Ha ezt minden kolléga ugyanígy teszi, kevesebb lesz az utólagos javítás.

Ha a lista már nem csak 1-2 fuvarról szól, hanem több telephely, több raktár és heti száz fölötti tétel kerül bele, akkor a táblázatból érdemes tovább lépni egy teljes raktári vagy számlázó rendszerre. Addig viszont ez az Excel-megoldás gyors, olcsó és jól követhető.

Ha a sorok már ennyi tételnél összeszaporodnak, a következő lépés gyakran egy raktárkészlet-nyilvántartás áttekintése is lehet.