Leltár Excel - Ingyenes sablon

1. Nyissa meg a Leltár_adatok munkalapot, és írja be a tételeket a fejléc alatt. Az oszlopok sorrendje adja a leltár logikáját, ezért érdemes pontosan ebben a sorrendben haladni.
2. Rögzítse a cikkszámot, az egységet, a beszállítót, a raktárhelyet és az utolsó leltár dátumát. Így egy későbbi egyeztetésnél nem csak a darabszám lesz meg, hanem a kereséshez szükséges háttér is.
3. Adja meg az menny. azonosítás és a menny. fizikai értéket. A kettő különbsége mutatja meg, hol van hiány vagy többlet.
4. Töltse ki az egységárat és ellenőrizze, hogy a nettó és bruttó érték helyesen jelenik-e meg. 1 290 Ft-os egységárnál például 50 darab már 64 500 Ft nettó értéket jelent.
5. Válassza ki vagy írja be az áfa kulcsot. A 27%-os kulcs esetén a bruttó érték gyorsan megmutatja, mennyi pénz áll a készletben.
6. Menjen át az Összesítő munkalapra, és nézze meg a fő számokat: összes tétel, eltéréssel érintett sorok, teljes nettó és bruttó érték. Ez adja meg a leltár végső képét.
7. Használja az Útmutató lapot, ha új kolléga tölti fel az adatokat. Egy 10 perces átvezetés sokkal kevesebb hibát hoz, mint egy rosszul felvett 80 soros leltár.

A Leltár_adatok munkalap az a rész, amelyben a tényleges munka történik. Itt egy sor egy tételt jelent: például egy irodai széket, egy tonerpatront vagy 50 csomag A4-es papírt.

A mintaadatok alapján jól látszik a szerkezet: Leltár ID, termék neve, kategória, cikkszám, egység, beszállító, raktárhely, azonosított mennyiség, fizikai mennyiség, egységár, nettó érték, ÁFA kulcs, bruttó érték, eltérés darabban, eltérés értékben, státusz, utolsó leltár és megjegyzés. Egy 4 alkalmazottas asztalosműhelyben ez már elég arra, hogy a csavar, a lakk és a forgácslap ne keveredjen össze a zárásnál.

A sablon különösen hasznos évzáráskor, raktári ellenőrzéskor és szezon előtt. Ha egy webshop havonta 300 rendelést kezel, akkor 40-60 gyakran mozgó cikknél már az is sokat számít, hogy a raktárhely és a beszállító neve azonnal visszakereshető.

Ki ül le vele a gyakorlatban

Magyarországon ezt tipikusan az egyéni vállalkozó, a Kft. irodavezetője, a raktáras kolléga vagy az egyesület pénztárosa tölti. Egy kétkeresős család háztartási készleteinél is hasznos lehet, ha például nagyobb értékű műszaki cikkeket vagy szezonális tartalékokat vezetnek.

Milyen számoknál kezd igazán működni

Ha 25 tétel van, még kézzel is át lehet nézni a sort. 100 tételnél viszont már az eltérés oszlop és az összesítő lap nélkül könnyű eltéveszteni 2-3 sort, ami 10 000-30 000 Ft-os értékkülönbséget is okozhat.

Mi látszik az 1. képen

Az első kép a Leltár_adatok lapot mutatja, felső fejlécsorral és sokoszlopos táblával. A színezett fejléc, a jobb és bal igazítás, valamint a megjegyzés oszlop egyértelműen arra van kitalálva, hogy a tétel ne csak felsorolás legyen, hanem tényleges leltári munkalap.

A leltár nem önmagában készül el, hanem a számviteli törvény bizonylati rendjébe illeszkedik. A bizonylatokat és a hozzájuk kapcsolódó háttérdokumentumokat 8 évig kell megőrizni, ezért a táblázatnak nem csak áttekinthetőnek, hanem visszakereshetőnek is kell lennie.

Ha a készlet az ÁFA-s működés része, az egységár, a nettó érték és a bruttó érték szétválasztása nem dísz, hanem alap. Egy 1 290 Ft-os nettó egységár 27%-os kulccsal 1 638,3 Ft bruttó, vagyis 50 darabnál már 64 500 Ft nettó és 82 500 Ft bruttó értékről beszélünk.

Ez a sablon a kis készleteknél és a közepes raktáraknál praktikus. Egy 12 millió Ft alatti árbevételű alanyi adómentes egyéni vállalkozónál is ugyanúgy hasznos, mert a készletérték és az eltérés nyilvántartása nem az adózási formától függ, hanem attól, hogy van-e mit számon tartani.

Mire jó a megőrzés és az egyeztethetőség

Ha a cikkszám, a beszállító neve és a raktárhely együtt szerepel, akkor egy hiányzó tétel nyoma 2 perc alatt visszakereshető, nem 20 perc alatt. Ez különösen fontos évzárás előtt, amikor a könyvelő vagy a belső ellenőr az eltéréseket keresi.

Milyen döntést támogat ez a táblázat

A legtöbb kisebb vállalkozásnak a papíron vezetett listánál sokkal jobb egy egyszerű Excel-lap. Amíg 200-300 sor alatt marad a készlet, az Excel gyorsabb és olcsóbb, mint egy külön készletkezelő rendszer; efölött már a többszemélyes raktári folyamatok miatt érdemes tovább lépni.

Mi látszik a 2. képen

A második kép az Összesítő lapot mutatja, ahol a táblázat már összegzett képet ad. Itt a vezető rögtön látja, hány tétel szerepel, hol van eltérés, és mekkora az összesített érték forintban.

A tipikus hiba az, hogy a fizikai darabszámot jóhiszeműen írják be, de az azonosított mennyiség régi adat marad. Ilyenkor egy 48 helyett 50 darabos eltérés apróságnak tűnik, pedig egy 2 890 Ft-os irodai széknél már 5 780 Ft különbséget jelent, és több ilyen sor együtt gyorsan 30 000 Ft fölé mehet.

Ugyanilyen gond, amikor az egység és a cikkszám hiányzik. A 10 csomag papír, a 10 doboz toner és a 10 db alkatrész nem ugyanaz, és ha ezek egy sorba kerülnek, az összesítő már nem használható rendesen.

Elromlik akkor is, ha a státusz és a megjegyzés kimarad. Egy 80 soros leltárnál a státusz mező nélkül később nem látszik, melyik tétel egyezett, melyik volt eltérő, és melyik igényel újraszámolást.

Mi lesz a hibából forintban

Ha 15 sorban csak 1 000 Ft az eltérés, az összesen 15 000 Ft. Ez még javítható kézi egyeztetéssel, de ha a készletérték 500 000 Ft körül mozog, akkor már egyetlen rosszul rögzített raktárhely is fél napos keresést okozhat.

Miért fáj a kétszer rögzített tétel

Ha ugyanaz a termék két sorban szerepel, az összesítő hamisan mutatja a készletet. A legtöbb kisvállalkozásnál nem a képlet hibázik, hanem a fegyelem: a sorok duplázása 10-15 percet vesz el egy ellenőrzésből, nagyobb készletnél pedig egy teljes újraszámlálást is elindíthat.

Mi segít a 3. kép logikája alapján

A sablon szerkezete azért jó, mert a fejléc és az összesített mezők külön vannak választva. Ez csökkenti annak az esélyét, hogy valaki a megjegyzésbe írja a darabszámot, vagy az egységár helyére a bruttó összeget mentse el.

A jó leltár nem egy egyszeri nagy akció, hanem ismétlődő rutin. A legegyszerűbb megoldás az, ha a táblázatot mindig ugyanazon a napon nyitja meg: például minden hónap utolsó munkanapján, közvetlenül a zárás előtt.

Kösse hozzá egy meglévő folyamathoz, például a bérszámfejtéshez, a havi záráshoz vagy a beszállítói egyeztetéshez. Ha a leltár mindig ugyanakkor készül, 30-40 perc alatt elvégezhető, míg szétszórtan akár 2 órát is elvisz.

A sablonon az adatbevitel lehet gyors, ha az előző havi lapot másolja. A feltételes formázás és a hibát jelző státuszmező azonnal megmutatja, ha az eltérés nem nulla, így nem kell minden sort külön átnéznie.

Három szokás, ami tényleg működik

• Másolja az előző havi lapot, és csak az új eltéréseket javítsa.
• Mindig ugyanannál az asztalnál vagy képernyőnél végezze az egyeztetést, így kevesebb marad ki.
• Ha 50 tételnél többre nő a készlet, jelölje ki külön a gyakran mozgó sorokat, mert ott lesz a legtöbb hiba.

Mikor nő ki ebből valaki

Ha már 300-400 soros készletet kezel, több felhasználóval, több raktárhellyel és folyamatos mozgással, akkor az Excel kezd kevés lenni. Ilyenkor a táblázat még jó átmenet, de a valódi megoldás már egy készletnyilvántartó rendszer.

Mit mutat az ismétlő használat a gyakorlatban

Egy 4 fős csapatnál a havi 1 alkalommal vezetett leltár 12 alkalom alatt nagyon sok időt spórol. Ha minden körben csak 20 percet nyer, az éves szinten több mint 4 óra, és ez még nem számolja a hibák elkerülését.

Az Excel itt még jó átmenet, de egy készletkezelési sablon már a soronkénti mozgásokat is rendezettebben követi.