Útnyilvántartás Excel - Ingyenes sablon

1. 1. lépés — Nyissa meg az Útnyilvántartás munkalapot, és minden sorba egy külön utat írjon. Egy napi több út esetén külön sor kell mindegyikhez.
2. 2. lépés — Töltse ki a dátumot, a rendszámot, a jármű típusát, az indulási és érkezési helyet, valamint az út célját. Ezekből később pontosan visszakereshető az út oka.
3. 3. lépés — Adja meg a km-óra induló és érkező állását, majd ellenőrizze a megtett km oszlopot. Ha például 18 420-ról 18 575-re ér, az út 155 km.
4. 4. lépés — Rögzítse az üzemanyagköltséget, az útdíjat, a parkolást és az egyéb költségeket. Így az Összesítő munkalapban az összes költség egyben látszik.
5. 5. lépés — A céges út és a költségelszámolhatóság mezőket jelölje következetesen. Ez különösen fontos, ha egy autót üzleti és magáncélra is használ.
6. 6. lépés — Az összesítőt havonta vagy negyedévente nézze át, és hasonlítsa össze a futásteljesítményt a költségekkel. Ha a havi 2 000 km mellé 180 000 Ft költség társul, azonnal látszik, ha valami szokatlanul magas.
7. 7. lépés — Az Útmutató munkalapot hagyja meg belső tájékoztatónak, hogy a táblázatot más is ugyanúgy tudja használni.

Az első munkalap, az Útnyilvántartás, azoknak készült, akik napi vagy heti rendszerességgel autóval járnak céges ügyben. Tipikus felhasználó az egyéni vállalkozó, a kft. ügyvezetője vagy az irodavezető, aki a saját autó, a céges autó vagy a vegyes használat útjait szeretné rendben tartani.

A képernyőképen az 1. kép egy széles, 19 oszlopos adatlapot mutat: dátum, rendszám, jármű típusa, felhasználó neve, cégforma, indulási és érkezési hely, út célja, km-óra állások, megtett km, üzemanyag, útdíj, parkolás, egyéb költség, összes költség, céges út, költségelszámolható és megjegyzés. Egy 4 alkalmazottas asztalosnál ez napi 2-3 sorral is működik, egy havi 300 rendelést kezelő webshopnál pedig különösen akkor hasznos, ha a kiszállásokkal együtt kell számolni.

Mikor ülnek le vele Magyarországon

A legtöbben hónap végén, az ÁFA-bevallás előtti egyeztetéskor vagy a zárás előtt veszik elő. Ha egy vállalkozó havi 1 500 km-t megy üzleti ügyben, és ebből csak 100 km marad ki, az már olyan eltérés, amit a könyvelő is megkérdez.

Miért praktikus a jelenlegi szerkezet

A táblázat nem csak kilométert kér, hanem a költségoldalt is külön bontja. Ez azért jó, mert a 155 km-es út és a hozzá tartozó 8 000 Ft üzemanyag, 2 400 Ft parkolás és 3 000 Ft útdíj együtt látszik, nem egyetlen vegyes összegben.

Ha a 155 km-es út mellé már az 8 000 Ft üzemanyag, a parkolás és az útdíj is külön sorba kerül, ugyanilyen bontásban érdemes vezetni a havi költségkeretet is.

Az útnyilvántartásnál a számviteli és adózási logika a lényeg: a bizonylatok megőrzése a számviteli törvény szerint 8 év, és a rögzített adatoknak visszakereshetőknek kell lenniük. Ha a költséget ÁFA miatt is használja, akkor a kapcsolódó számlák és az út oka között legyen összhang, mert a NAV ezt nézi először.

Az üzemanyag, az útdíj és a parkolás külön tételként való vezetése azért jobb, mint az egyösszegű napi költség, mert az ellenőrzésnél egyszerűbb megmutatni, miből állt össze az elszámolt érték. Például egy havi 12 útból álló listán 96 000 Ft összköltségből azonnal látszik, ha 18 000 Ft egyetlen parkolási blokkhoz tartozik.

Milyen adatoknak kell együtt állniuk

A kötelező mezők között a dátum, az út célja, az indulási és érkezési hely, valamint a kilométerállás szerepel. Ha ezek hiányosak, a dokumentáció gyenge lesz, és az elszámolás védhetősége is romlik.

Mi a jó gyakorlat egy kisvállalkozásban

A legtisztább megoldás az, ha az út rögzítése azonnal megtörténik, nem visszaemlékezve hónap végén. Egy 20 munkanapos hónapban napi 2 út esetén ez 40 sort jelent, és sokkal kevésbé hibás, mint a későbbi utólagos összerakás.

A legdrágább hiba az, amikor a megtett km és a km-óra állása nem adja ki a valós útvonalat. Ha például 18 420-ról 18 575-re nő az óraállás, de a sorban 180 km szerepel 155 helyett, az már 25 km eltérés, és ez a teljes havi összesítést félreviszi.

Gyakori gond az is, amikor az üzemanyag és az útdíj együtt szerepel egy sorban, de a könyvelés külön szeretné látni őket. Ilyenkor a rendezés és az utólagos ellenőrzés 10-15 perc helyett könnyen 1-2 órába kerülhet, főleg ha 30-40 út van a hónapban.

Mi kerül pénzbe és időbe

Egy hiányos út nem csak adminisztrációs bosszúság. Ha a NAV-ellenőrzésnél 8 évre visszamenően kell előkeresni a bizonyító adatokat, egyetlen hiányos hónap miatt akár több tucat sort kell kézzel helyreállítani.

Miért jobb a külön céges és magán jelölés

Ha egy autót vegyesen használ, a céges út megjelölése nélkül minden későbbi egyeztetés nehezebb lesz. Egy 60 útsoros éves táblában ez a két kattintásnyi jelölés sokkal olcsóbb, mint utólag 60 sor jogosságát vitatni.

A sablon akkor él, ha a használata összekapcsolódik egy fix rutinnal, például a pénteki zárással vagy az ÁFA-határidő előtti ellenőrzéssel. Nem az a cél, hogy sokat tudjon, hanem az, hogy hetente vagy havonta tényleg elővegye.

Az 1. kép adatlapját érdemes mindig az előző hónapból másolni, az 2. kép összesítőjét pedig csak ellenőrzésre használni. Egy havi 45 soros lista másolása és javítása 10-15 perc, míg a teljes újragyártás ennél jóval több idő.

Mi segít a napi használatban

• Másolja az előző havi lapot, ne nulláról induljon.
• Az indulási és érkezési helyet ugyanabban a formában írja, így az összesítő rendezhető marad.
• Használjon egységes jelölést a céges útra, hogy a szűrés ne csússzon el.
• Ha a sorok száma nő, tartson külön havi mentést.

Mikor érdemes továbblépni

Ha már nem 40-60, hanem több száz sor keletkezik, a táblázat helyett célszerűbb külön flottakezelő vagy útnyilvántartó rendszer. Addig viszont ez a sablon elég, mert egyszerűbb, olcsóbb és gyorsabb, mint egy túlméretezett szoftver.

A céges útra használt egységes jelölés mellé az utazási bizonylat is jól illeszkedik, ha a kiküldetés adatait külön szeretné rögzíteni.