Árajánlat Excel - Ingyenes sablon

1. Nyissa meg az Árajánlatok munkalapot, és töltse ki az első sortól kezdve az ajánlat azonosítóját, a kiállítás dátumát és az érvényesség végét.
2. Válassza ki vagy írja be az ügyfél nevét, típusát, cégformáját és adószámát. Ha az adat már szerepel az Ügyfelek lapon, onnan vegye át.
3. Adja meg a tétel megnevezését, mennyiségét, egységét és egységárát nettóban. A táblázat ebből számítja a nettó értéket.
4. Állítsa be az ÁFA kulcsot és a kedvezmény százalékát. Így a bruttó érték és a végösszeg is automatikusan követhető.
5. Ellenőrizze a státuszt: tervezet, elküldve, elfogadva vagy lejárt. Ez alapján az Összesítő munkalap is tiszta képet ad.
6. Az Összesítő lapon nézze meg a forgalmat és a darabszámokat. Havonta egyszer már elég végignézni, ha kevés az ajánlat.
7. Használja az Útmutató lapot, ha új kolléga vagy ügyintéző tölti a fájlt. Így ugyanazt a logikát követi mindenki.

Az Árajánlatok munkalap a gyakorlatban annak jó, aki naponta ad árat: egyéni vállalkozó, építőipari cég irodavezetője, webshopos értékesítő vagy szolgáltató Kft. ügyintézője. Az első kép ezen a lapon mutatja a fő oszlopokat: ajánlat azon., kiállítás dátuma, érvényesség vége, ügyfél neve, ügyfél típus, cégforma, adószám, város, megnevezés, mennyiség, egység, egységár, nettó érték, ÁFA kulcs, ÁFA összege, bruttó érték, kedvezmény %, kedvezmény Ft, végösszeg, státusz és megjegyzés.

Ha naponta csak 3 ajánlatot készít, az már havi 60 darab körüli mozgást jelent egy 20 munkanapos hónapban. Ilyenkor a kézi számolás nem spórol időt: egy 2 perces tévedés 60 ajánlatnál már 2 óra elveszett munka, és könnyen rossz ajánlati árat küld a vevőnek.

Ki használja ezt a lapot

Leggyakrabban az a szerep ül le vele, amelyik az árat is viszi a piacra: az egyéni vállalkozó, aki maga ír ajánlatot; a Kft. irodavezetője, aki a vezető helyett kiküldi; vagy a beszerzéssel és értékesítéssel is foglalkozó munkatárs. Egy 4 alkalmazottat foglalkoztató asztalosnál például az ajánlatból lesz megrendelés, ezért a végösszeg, a határidő és a státusz nem dísz, hanem napi működés.

Mit érdemes figyelni az első kitöltéskor

A nettó, az ÁFA és a bruttó mező között a logika legyen végig azonos. Ha egy nettó 180 000 Ft-os tételre 27% ÁFA jut, az 48 600 Ft, a bruttó pedig 228 600 Ft; ezt a képletet a sablon végig ugyanúgy kezeli.

Az ügyfél típus és a cégforma külön mezője nem véletlen. Egy magánszemélynek küldött ajánlatnál más a kommunikáció, mint egy adószámos Bt.-nél vagy Kft.-nél, ahol az adószám és a teljesítés logikája is fontosabb.

Az árajánlat önmagában még nem számla, de a számlázási logika már itt eldől. A magyar gyakorlatban az árazásnál az ÁFA 27%-os általános kulcsa az alap, bizonyos termékeknél és szolgáltatásoknál pedig 18% vagy 5% is előfordul; ezért kell a sablonban külön szerepelnie az ÁFA kulcsnak és az ÁFA összegnek.

Ha egy ajánlatban 100 db tétel szerepel nettó 20 000 Ft egységáron, az nettó 2 000 000 Ft. 27% ÁFA mellett a fizetendő ÁFA 540 000 Ft, a bruttó érték 2 540 000 Ft; ilyen összegeknél már nem fér bele a fejben számolás, főleg ha havi 5-10 ajánlat megy ki egy webshopból vagy kivitelező cégtől.

Mikor fontos a fegyelmezett adatkezelés

Az ügyfél neve, címe, adószáma és a megjegyzés mező már adatkezelési szempontból is számít. Ha ezekből később számla, szerződés vagy teljesítésigazolás lesz, a tárolásnak rendezettnek kell lennie, és céges környezetben a GDPR elveit is érdemes követni.

Az ajánlatok rendszerezése a számviteli oldalra is visszahat: ha az elfogadott ajánlatokból később megrendelés és számla lesz, a bizonylati lánc könnyen visszakereshető. Aki havi 30-50 ajánlattal dolgozik, annak már az is előny, ha egyetlen táblában látja, melyik tételhez tartozik a végösszeg és melyik a lejárt ajánlat.

Melyik megoldás a jobb kis cégnél

Kis forgalomnál az Excel-sablon egyszerűbb és olcsóbb, mint egy túlméretezett értékesítési rendszer. Ha a havi ajánlatszám 40 alatt marad, a táblázat gyorsabban tanítható be, és kevesebb a hibás adatátvitel, mint egy bonyolult szoftvernél.

A leggyakoribb hiba az, amikor az ajánlat nettó összege jó, de az ÁFA vagy a kedvezmény kézzel marad javítva. Egy 250 000 Ft-os ajánlatnál egy rossz 10%-os kedvezmény 25 000 Ft veszteség, és ha ezt havonta csak 4 alkalommal elrontja, már 100 000 Ft a különbség.

Másik tipikus csúszás, hogy az érvényesség vége nincs kitöltve, vagy nem egyértelmű az ajánlat státusza. Ilyenkor a csapat ugyanarra az ügyfélre kétszer dolgozik rá, vagy lejárt árat küld ki újra, ami 1-2 órás újraegyeztetést és kellemetlen magyarázkodást jelent.

Mi történik rossz adószámnál vagy ügyféladatnál

Ha rossz adószám kerül az ajánlatba, később a számlázásnál is ugyanaz a hiba másolódik tovább. Egy építőipari vállalkozásnál ez akár teljesítési vitát is okozhat, mert a megrendelő nem ugyanaz az entitás, mint akinek eredetileg az ajánlatot küldték.

Egy 300 rendelést kezelő webshopnál az apró pontatlanság többszöröződik. Ha csak minden 50. ajánlatnál kell utólag javítani, az havi 6 extra hibát jelenthet, és hibánként 15 percet számolva már másfél óra megy el feleslegesen.

Mi a helyes gyakorlat a hibák ellen

A jó megoldás az, hogy az ügyféladatok egy külön lapon vannak, az ajánlat pedig onnan kapja az állandó adatokat. Így nem kell minden alkalommal újraírni a címet, az adószámot és a cégformát, és az elütési hibák száma látványosan csökken.

Ugyanez a külön adatlapos logika jól jön a kiküldetési rendelvény kitöltésénél is, ahol a jármű- és utasadatoknak minden útnál pontosan ugyanúgy kell szerepelniük.

A sablon akkor ér valamit, ha nem egyszeri mentés marad, hanem beépül a heti munkába. A legjobb ritmus az, ha az ajánlatokat mindig ugyanabban az idősávban viszi fel: például minden munkanap végén 15 perc alatt, vagy péntekenként a hét lezárásakor.

Hogyan marad meg a használata

• Kösse az ajánlatfelvitelt egy meglévő rutinhoz, például a napi záráshoz vagy a heti értékesítési egyeztetéshez.
• Másolja az előző ajánlatot, ha ugyanaz az ügyfél vagy hasonló tétel ismétlődik; ez gyorsabb, mint a nulláról indítás.
• Használjon adatérvényesítést az ügyfél típusra és a státuszra, hogy ne lehessen hibás értéket beírni.
• Kapcsoljon feltételes formázást azokra a sorokra, ahol az érvényesség vége közel van, mert így azonnal látszik a lejáró ajánlat.

Ha egy vállalkozás havi 80-100 ajánlatot kezel, a táblázat még bőven elég. Ha azonban több felhasználó írja egyszerre, vagy az ajánlatokból automatikus megrendelés, számla és készletmozgás lesz, akkor már érdemes komolyabb rendszerben gondolkodni.

A legegyszerűbb határ az, amikor a kézi másolgatás miatt több idő megy el javításra, mint amennyi az ajánlatok elkészítésére kellene. Onnantól az Excel már csak átmeneti megoldás, de 10-20 ajánlatos napi volumenig továbbra is nagyon jó eszköz.

Onnantól az Excel már csak átmeneti megoldás, de 10-20 ajánlatos napi volumenig továbbra is nagyon jó eszköz, míg az útelszámolási nyilvántartás inkább akkor kerül elő, amikor a napi működéshez már a mozgások és költségek pontos vezetése is szükséges.