Éves tervező Excel - Ingyenes sablon

1. 1. lépés — Nyissa meg a fájlt, és a Havi tervezés munkalapon ellenőrizze a 2026. január–december hónapokat.
2. 2. lépés — Írja be minden hónaphoz a tervezett bevételt és kiadást a megfelelő tervoszlopokba.
3. 3. lépés — A hónap lezárásakor rögzítse a tényleges bevételt és kiadást, ne a tervet írja át.
4. 4. lépés — Vizsgálja meg az egyenleg terv és az egyenleg tény különbségét, majd keresse meg az eltérés okát.
5. 5. lépés — A Célok és feladatok munkalapon bontsa le az éves célokat kisebb, végrehajtható feladatokra.
6. 6. lépés — Az Összesítő munkalapon ellenőrizze az éves képet, az Útmutató munkalapon pedig nézze meg a használati segítséget.
7. 7. lépés — Mentsen havi verziót vagy készítsen biztonsági másolatot, mielőtt a következő időszak adatait rögzíti.

Az éves tervező nem csak januárban hasznos. Egy egyéni vállalkozó év elején beírhatja a várható havi bevételt, majd minden hónap végén összevetheti azt a ténylegesen beérkezett összeggel. Egy 480 000 Ft-os bevételi terv és 400 000 Ft-os kiadási terv 80 000 Ft tervezett egyenleget ad; ha a tényadatok 475 000 és 410 000 Ft, a tényleges egyenleg már csak 65 000 Ft.

A Havi tervezés munkalap képernyőképe az 1. kép. A felső címsor az ÉVES PÉNZÜGYI TERVEZŐ – 2026 megnevezést mutatja, alatta pedig a Hónap, Bevétel terv, Bevétel tény, Kiadás terv, Kiadás tény, Egyenleg terv, Egyenleg tény, Eltérés, Teljesítés % és Státusz oszlopok következnek. A zöldes fejléc, a szegélyezett cellák és a középre igazított oszlopnevek jól elkülönítik a mezőket.

Ki ül le vele hónap közben

Egy kft. irodavezetője a hónap első munkanapján frissítheti a bevételi és kiadási előrejelzést, az egyesület pénztárosa pedig a rendezvények előtt tervezheti a várható pénzmozgást. Egy magánszemély vagy kétkeresős család a fizetések beérkezése után rögzítheti a tényadatokat, és láthatja, maradt-e a tervezett megtakarításra.

Építőipari cégnél a szezonkezdet előtt gyakran magasabb a kiadási terv az anyagbeszerzés miatt. Ha egy hónapban 1 200 000 Ft bevétel mellett 1 350 000 Ft kiadás várható, a mínusz 150 000 Ft-os egyenleg előre jelzi, hogy finanszírozást vagy ütemezett beszerzést kell tervezni.

A négy munkalap szerepe

A 2. kép a Célok és feladatok munkalapot, a 3. kép az Összesítő munkalapot, a 4. kép pedig az Útmutató munkalapot mutatja. Ezek a munkalapnevek a munkafüzetben külön fülként jelennek meg; a pénzügyi havi adatok ezért nem keverednek a célokkal és a használati leírással.

Az éves terv jó vezetői kontroll, de nem helyettesíti a könyvelést, a beszámoló alapját képező bizonylatokat vagy a NAV-nak benyújtandó bevallásokat. A számviteli törvény szerinti bizonylatokat és könyvelési adatokat 8 évig kell megőrizni, ezért a táblázatban szereplő 520 000 Ft-os kiadási tervet nem szabad automatikusan könyvelt költségként kezelni.

Az ÁFA tervezésénél különösen fontos a nettó és bruttó összeg szétválasztása. A magyar általános áfakulcs 27%, így 1 000 000 Ft nettó értékesítés 270 000 Ft áfát jelent, a bruttó számlaérték pedig 1 270 000 Ft. Az 5% és 18% kedvezményes kulcs, illetve az alanyi adómentesség éves 12 millió Ft-os bevételi határa miatt a tervben célszerű külön jelölni, milyen adózási logika szerint számol.

A terv nem adóbevallás

Az ÁFA-bevallás havi, negyedéves vagy éves gyakorisága az adózó státuszától és korábbi adataitól függ. A Havi tervezés munkalap hónapjai a pénzforgalom és üzleti terv követésére szolgálnak, nem a bevallási időszakok automatikus meghatározására. A januári 500 000 Ft-os terv például nem azonos a januári teljesítési dátumú számlák áfaalapjával.

A munkabérnél se írjon egyszerűen nettó kifizetést a kiadási sorba, ha a vállalkozás teljes költségét akarja látni. A munkavállalótól levont SZJA 15%, a TB-járulék 18,5%, a munkáltatói szociális hozzájárulási adó pedig 13%; egy 400 000 Ft bruttó bérnél ezért a munkáltatói költség 452 000 Ft körül alakul a 13%-os hozzájárulással.

Egyéni vállalkozó vagy kft. terve

Az egyéni vállalkozó és a Kft. terve más logikát követ. Kft. alapításához legalább 3 millió Ft törzstőke szükséges, a társasági adó kulcsa 9%, míg a KATA a főállású egyéni vállalkozók számára havi 50 000 Ft tételes adóval és évi 18 millió Ft bevételi határral működik. Ezeket az összegeket külön adózási nyilvántartásban ellenőrizze, ne az éves terv egyenlegéből vezesse le.

Az egyéni vállalkozó és a Kft. terve mellett a részletes ütemezés és költségkontroll már a projektterv sablon szerkezetét kívánja meg.

A legdrágább hiba, amikor valaki a tervet átírja a tényadatok helyett. Ha márciusra 500 000 Ft bevételt és 410 000 Ft kiadást tervezett, de valójában 495 000 és 415 000 Ft teljesült, akkor a tényleges egyenleg 80 000 Ft helyett 80 000 Ft marad ugyan, miközben az eltérés a bevételnél mínusz 5 000 Ft, a kiadásnál plusz 5 000 Ft. Ha a tervet felülírja, az ok eltűnik.

A kevert adatok hamis biztonságot adnak

Gyakori, hogy a vállalkozó a banki pénzmozgást, a kiállított számlát és a könyvelt teljesítést egyetlen számként kezeli. Egy 27%-os áfatartalmú, 1 270 000 Ft bruttó számla nem 1 270 000 Ft szabadon elkölthető bevétel: 270 000 Ft áfa lehet, amelyet a bevallás és fizetési kötelezettség miatt félre kell tenni.

Másik hiba a kiadások alábecslése. Egy 300 000 Ft havi bérleti díjhoz 27% áfával 381 000 Ft bruttó kifizetés társulhat, ha az adott szolgáltatás áfaköteles. Ha az éves terv minden hónapban csak 300 000 Ft-tal számol, 12 hónap alatt 972 000 Ft-tal is eltérhet a tényleges készpénzigény.

A százalék önmagában nem magyaráz

A teljesítés % hasznos jelzés, de nem mondja meg, mi okozta az eltérést. 50% teljesítés júniusban lehet rossz eredmény, ha az éves bevétel időarányosan 60%-nál kellene tartson, de lehet természetes is egy szezonális építőipari vagy rendezvényszervező vállalkozásnál.

A státuszt se hagyja értelmezés nélkül. Egy piros vagy elmaradást jelző státusz 150 000 Ft-os negatív egyenlegnél azt jelenti, hogy konkrét intézkedés kell: költségcsökkentés, számlázás felgyorsítása vagy a beszerzés elhalasztása. A táblázat nem oldja meg ezt a döntést, de időben megmutatja a problémát.

Amikor a másolás ront a helyzeten

Az előző havi sorok vak másolása szintén félrevezető. Ha decemberben 470 000 Ft volt a tervezett kiadás, januárban pedig csak 350 000 Ft várható, az automatikusan átvett összeg 120 000 Ft-tal torzítja a havi tervet. A hónap lezárásakor ezért mindig az alapadatokat és az eltérés okát is ellenőrizze.

A sablon akkor marad használatban, ha fix időponthoz köti. A legegyszerűbb megoldás a hónap első munkanapján 20 percet szánni a következő hónap tervére, majd a hónap utolsó munkanapján újabb 20 percben rögzíteni a tényadatokat. Egy év alatt ez 8 óra körüli ráfordítás, mégis 12 külön ellenőrzési pontot ad.

Kapcsolja meglévő munkafolyamathoz

Egy egyéni vállalkozó a számlázás heti ellenőrzése után vezesse át a bevétel tényadatát. Egy kft. irodavezetője a bérszámfejtés lezárásakor frissítse a havi személyi jellegű kiadásokat, az egyesület pénztárosa pedig a rendezvény utáni első munkanapon egyeztesse a pénztárat és a tervet.

• Jelöljön ki minden hónapban egy fix, például 5-i ellenőrzési időpontot.
• Rögzítse külön a tervet és a tényt, ne törölje az előző előrejelzést.
• Használjon következetes kategória- és státuszneveket.
• Az eltéréshez írjon rövid magyarázatot egy külön jegyzetben vagy a feladatlistán.

Heti ellenőrzés kevés adattal

Hetente elég lehet a bankszámla, a várható vevői utalások és a következő 14 nap kiadásainak áttekintése. Ha 600 000 Ft bevétel várható, de 750 000 Ft fizetési kötelezettség esedékes, a 150 000 Ft-os rés már a hónap vége előtt kezelhető.

A Célok és feladatok munkalapon bontsa a nagy célt kisebb lépésekre: például 12 új ügyfél megszerzése évi 1 ügyfelet jelent havonta. Az Összesítő munkalapot a havi zárás végén nézze meg, az Útmutató lapot pedig akkor használja, amikor új munkatárs veszi át a vezetést.

Mikor kell továbblépni

Ha több mint 10 000 tranzakciót, több felhasználót, jogosultságokat vagy automatikus számlakapcsolatot kell kezelnie, az Excel már nehezen kontrollálható. Addig azonban egy kisvállalkozásnál a havi terv–tény összevetés egyszerűbb és átláthatóbb, mint egy túl korán bevezetett, összetett rendszer.

Az átállás előtti lépéseket érdemes egy feladatkövető összegyűjteni, hogy a több felhasználó, jogosultság és számlakapcsolat bevezetése ne maradjon ki.