Projekt költségvetés Excel - Ingyenes sablon

1. 1. lépés — Nyissa meg az Összesítő és dashboard munkalapot, és írja át a projekt nevét, a megrendelőt, a felelős személyt, a projekt dátumait és az 5 000 000 Ft-os mintakeretet.
2. 2. lépés — A Projekt költségvetés munkalapon adjon minden tételnek egyedi tételazonosítót, például PK-2026-001 formátumban.
3. 3. lépés — Töltse ki a projekt nevét, a költségkategóriát, a költségtípust, a beszállítót vagy kedvezményezettet, valamint a számla vagy bizonylat számát.
4. 4. lépés — Adja meg a teljesítés dátumát, a tervezett nettó költséget, a tényleges nettó költséget és a számla szerinti ÁFA-kulcsot.
5. 5. lépés — Válassza ki a fizetési státuszt: Tervezett, Jóváhagyásra vár, Kifizetve vagy Részben kifizetve, majd írjon megjegyzést, ha szükséges.
6. 6. lépés — Ne módosítsa kézzel a Tényleges ÁFA, a bruttó költség, az eltérés, az eltérés százaléka és a keretfigyelmeztetés oszlop képleteit.
7. 7. lépés — Ellenőrizze az Összesítő és dashboard munkalap KPI-mutatóit, a kategóriaadatokat és a három diagramot; az Útmutató munkalap rövid magyarázatot ad az adatbevitelhez.

Ki vezeti a projekt költségeit?

Egy építőipari Kft. irodavezetője jellemzően a beszállítói számlák beérkezésekor tölti a táblát, míg egy informatikai projekt felelőse heti rendszerességgel rögzíti az alvállalkozói teljesítéseket. Egy egyéni vállalkozó ugyanebben a fájlban különítheti el az egyszeri eszközbeszerzést a havi ismétlődő szoftver-előfizetéstől.

A Projekt költségvetés munkalap 4–103. sora összesen 100 adatbevitelre előkészített sort tartalmaz. A 1 200 000 Ft-ra tervezett, de 1 260 000 Ft tényleges nettó értékű alvállalkozói tételnél az eltérés 60 000 Ft, vagyis 5%, a Q oszlop pedig Keret túllépve értéket jelez.

Mikor érdemes rögzíteni?

A legjobb időpont a számla vagy bizonylat ellenőrzése után, még a havi pénzügyi zárás előtt van. A projektfelelős így nemcsak azt látja, hogy mennyi pénzt költöttek el, hanem azt is, hogy a tétel Tervezett, Jóváhagyásra vár, Kifizetve vagy Részben kifizetve állapotban van-e.

A 2. kép, vagyis az Összesítő és dashboard munkalap, a projekt nevét, megrendelőjét, felelősét, kezdő- és záró dátumát, valamint a jóváhagyott keretet külön blokkban mutatja. Egy 5 000 000 Ft-os nettó keretnél a 4 000 000 Ft tényleges költség 80%-os keretkihasználtságot jelent.

Mire szolgál az útmutató?

Az 3. kép az Útmutató munkalapot mutatja, amely az adatbevitelt, a számított oszlopokat, az összegek értelmezését, az ÁFA-kezelést, a keretjelzést, valamint a könyvelési és adatvédelmi korlátokat foglalja össze.

Nettó, ÁFA és bruttó összeg

A sablon a tervezett és tényleges költségeket nettó forintban kezeli, a tényleges bruttó költség kivételével. A J oszlopban a számla alapján 27%, 18%, 5% vagy 0% választható; a 27%-os kulcsú, 1 260 000 Ft nettó tétel tényleges ÁFA-ja 340 200 Ft, bruttó összege pedig 1 600 200 Ft.

Az ÁFA kulcsának kiválasztása nem becslés kérdése: a számla vagy bizonylat adattartalma alapján kell rögzíteni. A 27%-os általános kulcs mellett egyes ügyletekre 18% vagy 5% vonatkozhat, alanyi adómentes vállalkozónál pedig nem kezelhető automatikusan felszámított ÁFA-ként.

Mit kell ellenőrizni a bizonylaton?

A költségtételhez kapcsolja a beszállító vagy kedvezményezett nevét, a számla vagy bizonylat számát, a teljesítés dátumát, a nettó összeget és az ÁFA-kulcsot. A számla kötelező adattartalma az eladó és a vevő neve, címe és adószáma, a sorszám, a kelte, a teljesítés dátuma, valamint az adóalap és az ÁFA összege.

A NAV online számla adatszolgáltatása nem helyettesíthető ezzel a projekttáblával. A számviteli törvény szerinti bizonylati elv és 8 éves megőrzési kötelezettség továbbra is fennáll, ezért a fájl csak belső költségkontroll, nem könyvelési vagy NAV-nyilvántartás.

Miért kell külön kezelni a könyvelést?

A sablon nem számolja a TAO, az SZJA, a járulékok vagy a levonható előzetes ÁFA összegét. A projektköltség 1 260 000 Ft nettó értéke ezért nem azonos szükségszerűen a könyvelésben kimutatott ráfordítással vagy a bevallásban szereplő levonható adóval.

A terv és a tény összekeverése

A leggyakoribb hiba, hogy a tényleges költséget a tervezett oszlopba írják. Ha egy 900 000 Ft-ra tervezett eszközbeszerzés tényleges nettó értéke 1 050 000 Ft, akkor a helyes eltérés 150 000 Ft, az eltérés százaléka pedig 16,7%; rossz oszlop esetén a dashboard hamis megtakarítást mutat.

Ugyanilyen veszélyes a bruttó összeget az I oszlopba írni. Egy 1 000 000 Ft nettó, 27%-os számla bruttó összege 1 270 000 Ft, de ha 1 270 000 Ft kerül tényleges nettó költségként a táblába, az eltérés és a kategória részesedése 270 000 Ft-tal torzul.

Hiányzó vagy hibás alapadatok

Üres teljesítés dátum, ismétlődő tételazonosító vagy elírt bizonylatszám miatt később nehéz visszakeresni, melyik számla tartozik a projekthez. Egy havi 20 tételt kezelő csapatnál ez három hónap alatt 60 sort jelent; a javítás már nem percek, hanem órák kérdése lehet.

A legjobb szakmai döntés az, ha a számított K–N és Q oszlopokat nem írja felül kézzel. A képlet automatikusan kiszámítja például a 650 000 Ft terv és 620 000 Ft tény közötti -30 000 Ft eltérést, így a kézi módosítás csak újabb ellenőrzési kockázatot teremtene.

A keretjelzés félreolvasása

A Q oszlop az adott tétel tervhez viszonyított állapotát jelzi, nem a teljes projekt fizetőképességét. Ha egyetlen tétel 60 000 Ft-tal túllépi a tervet, az nem feltétlenül jelenti a teljes projekt 60 000 Ft-os kerettúllépését; az összesített hatást az Összesítő és dashboard keretmutatóin kell megnézni.

Rögzítsen mindig azonos időpontban

Érdemes a táblázat frissítését a számlák heti összegyűjtéséhez vagy a havi könyvelési előkészítéshez kötni. Egy 25 tételes hónapban a pénteki 20 perces rögzítés jobb kontrollt ad, mint a negyedév végén végzett, többórás visszakeresés.

• A hónap első munkanapján ellenőrizze a projektparamétereket és a keretet.
• A számlák beérkezésekor azonnal rögzítse a dátumot, bizonylatszámot és státuszt.
• A havi zárás előtt nézze át a Q oszlop Keret túllépve jelzéseit.
• Az Összesítő és dashboard munkalapon ellenőrizze a kategóriaeltéréseket és a diagramokat.

Használja a beépített ellenőrzéseket

A C, D, J és O oszlop legördülő listái csökkentik az eltérő elnevezések kockázatát. Ha például egyszer Alvállalkozó, máskor Alvállalkozói díj kerülne be, a kategóriaösszesítő két külön sorban kezelné az adatot, ezért a listából válasszon.

A dashboard H15 cellájában lekérdezhető kategóriát választhat; az Alvállalkozó példánál a kapcsolódó tervezett nettó összeg jelenik meg. Az Összesítő és dashboard munkalap három diagramja akkor értelmes, ha a kategória- és összegmezők következetesen vannak kitöltve.

Mikor kell továbblépni?

Ha egyszerre több projekt, több száz tétel, jóváhagyási szint vagy részletes pénzforgalmi egyeztetés jelenik meg, ez a 100 soros sablon már szűk lehet. Ilyenkor projektirányítási vagy könyvelési rendszerre érdemes váltani, de a fájl továbbra is használható előzetes költségtervezésre.