Pénzforgalmi terv Excel - Ingyenes sablon

1. Nyissa meg a Pénzforgalmi terv munkalapot, és írja be a havi tételeket a megfelelő sorokba. A dátumot ÉÉÉÉ.HH.NN. formátumban adja meg.
2. Töltse ki a partner, a bizonylat típusa és a megjegyzés mezőket, hogy később is visszakereshető legyen az ügylet.
3. Adja meg a nettó összegeket, az ÁFA-t és a bruttó értékeket. Ha a sablon képleteit használja, az összesítés nem számol félre.
4. Ellenőrizze az Összesítő lapot, ahol a havi és éves adatok egyben jelennek meg. Itt látszik, melyik hónapban pozitív vagy negatív az egyenleg.
5. Állítsa be a Terv és feltételek lapon a saját feltételeit, például az adókulcsot vagy az induló egyenleget.
6. Az Útmutató lap alapján egységesen használja a táblát, így minden hónapban ugyanazt a logikát követi.
7. Ha új hónapot nyit, másolja át az előző struktúrát, és csak az aktuális tételeket cserélje le.

Ez a sablon azoknak kell, akik nem a könyvelésben, hanem a számlák között érzik meg először a gondot: egyéni vállalkozónak, kft. irodavezetőnek, kisebb szolgáltatónak vagy webshoposnak. A havi pénzmozgás mellett az ÁFA is külön oszlopban áll, így nem keveredik a nettó bevétel a ténylegesen befolyt bruttó összeggel.

Az első munkalap, a Pénzforgalmi terv a fő beviteli felület; ezt mutatja az 1. kép. Látszik rajta a Hónap, Dátum, Partner / Megnevezés, Bizonylat típusa, Bevételek nettó, ÁFA összeg, Bevételek bruttó, Kiadások nettó, ÁFA levonható, Kiadások bruttó, Pénzmozgás nettó, Pénzmozgás bruttó, Egyenleg változás, Megjegyzés és Státusz oszlop.

Ki ül le vele a gyakorlatban

Egy havi 300 rendelést kezelő webshopnál a pénzforgalom gyorsabban mozog, mint az árukészlet. Egy 4 alkalmazottat foglalkoztató asztalosnál pedig már az is számít, hogy a bér, a faanyag és a vevői előlegek ugyanabban a hónapban esnek-e.

Miért hasznos a havi bontás

Ha januárban 850 000 Ft bevétel és 620 000 Ft kiadás van, de februárban 1 900 000 Ft kiadás érkezik, a különbség azonnal látszik. Ilyenkor nem az a kérdés, mennyi az éves eredmény, hanem az, hogy van-e elég likviditás az adott hétre.

Mit mutat az összesítő lap

A 2. kép az Összesítő munkalapot mutatja, ahol a havi adatokból éves kép lesz. Ez a vezetői nézet: nem tételszinten dolgozik, hanem megmondja, hogy a pénzmozgás nettó és bruttó oldalán hol áll az év végére a táblázat.

Magyar szempontból ez a tábla akkor működik jól, ha a nettó és bruttó sorok mellett az ÁFA is fegyelmezetten szerepel. Egy 27%-os kulccsal számolt 100 000 Ft nettó bevétel 127 000 Ft bruttót ad, vagyis már egyetlen sorban 27 000 Ft különbség van a két nézet között.

A számviteli logika egyszerű: amit beír, azt később vissza kell tudnia keresni, ezért fontos a partner neve, a bizonylat típusa és a megjegyzés. A számviteli törvény bizonylati rendje és 8 éves megőrzési kötelezettsége miatt a rendezetlen tábla később nem segít, csak keresgélni kell benne.

ÁFA és pénzmozgás együtt kezelve

Az ÁFA-bevallásnál a pénzforgalmi kép nem mindig azonos a számlázási képpel, ezért külön oszlop kell a levonható és a fizetendő adónak. Ha például egy hónapban 1 000 000 Ft nettó bevétel és 600 000 Ft nettó kiadás van, a bruttó oldal és az adóhatás már egészen más számokat mutat.

Mi a jó gyakorlat a feltételeknél

A Terv és feltételek lapon érdemes egy helyen tartani az induló egyenleget, az alkalmazott ÁFA-kulcsot és a tervezési logikát. Ez nem díszlap: ha a kiinduló pénzállomány 2 500 000 Ft, az egész év folyamata másképp olvasható, mint 250 000 Ft-tal.

Kinek nem elég már ez a forma

Ha valaki napi szinten 200-300 tételt kezel, és külön kell bontania előlegeket, részszámlákat és bankkártyás elszámolásokat, akkor ez a táblázat már csak átmeneti megoldás. Ilyenkor a strukturált pénzügyi rendszer jobb, mert a kézi javítás egy 30 soros lapnál még elmegy, egy 3 000 soros állománynál viszont hibát termel.

A legdrágább hiba itt nem a számolás, hanem a téves besorolás. Ha egy 480 000 Ft-os számlát bevétel helyett kiadásnak ír be, a havi egyenleg 960 000 Ft-tal is félrecsúszhat a bruttó nézetben, és rossz döntést hoz a készpénzről.

Az áfás és az áfamentes tétel összekeverése

Gyakori, hogy a felhasználó csak egy összeget ír be, pedig a nettó, az ÁFA és a bruttó három külön dolog. Ha 127 000 Ft helyett csak 100 000 Ft szerepel, a különbség 27 000 Ft, és ennyivel kisebbnek látszik a pénzmozgás a valóságnál.

A dátum és a hónap elcsúszása

Egy rossz hónapba tett tétel miatt az egész havi görbe félremegy. Például egy márciusi 1 200 000 Ft-os beérkezés, ha februárra kerül, az éves trendet is torzítja, nem csak egy sort ront el.

Mi történik, ha nincs rendes megjegyzés

A megjegyzés mező hiánya később bosszúságot okoz, mert a 18 500 Ft-os parkolási tétel és a 18 500 Ft-os anyagbeszerzés egyforma összegként jelenik meg. Egy hónap múlva már nem a számot keresi, hanem azt, hogy mi volt az.

A sablon akkor él, ha a havi zárás része lesz. A legjobb időpont a használatra az, amikor amúgy is megvan az ÁFA vagy a banki egyeztetés: ha a pénzmozgást ekkor rögzíti, nem külön feladatként jelenik meg.

Mit érdemes minden hónapban ugyanúgy csinálni

• Másolja át az előző havi sortáblát, és csak az aktuális tételeket cserélje le.
• Használjon adatérvényesítést a státusz és a bizonylattípus egységesítésére.
• Vessen egy pillantást a feltételes formázásra, hogy a negatív egyenleg azonnal feltűnjön.
• Az Összesítő lapot mindig a hónap végén nézze át, ne közben.

Mikor kevés már ez az Excel

Ha a havi tételszám 500 fölé megy, vagy több telephely, több bankszámla és több deviza jelenik meg, a kézi táblázat hamar lassú lesz. Ilyenkor már nem a fegyelem hiányzik, hanem az, hogy a fájl nem erre a méretre készült.

Mi marad mégis az Excel előnye

Egy kis cégnek az Excel továbbra is gyorsabb, mint egy drága rendszer, ha a cél az, hogy 10 perc alatt lássa a várható hónapvégi pénzállást. A sablon erre készült: kevés mező, tiszta szerkezet, és olyan logika, amit egy könyvelésben jártas felhasználó azonnal ért.