Projektterv Excel - Ingyenes sablon

1. Töltse ki a Projektterv lapon a projektazonosítót, a projektnév mezőt, az ügyfelet vagy osztályt, majd a feladat leírását. A sablon soronként kezeli az egyes teendőket.
2. Adja meg a felelőst, a beosztást, a kezdés dátumát és a határidőt. A dátumok alapján könnyebb látni, melyik feladat hol tart.
3. Írja be a befejezés dátumát, az állapotot és a prioritást, majd töltse ki a tervezett és tényleges óraszámot, valamint a költségeket.
4. Ellenőrizze a készültség % és a késés (nap) oszlopot. Ha egy feladat 5 napot csúszik és 80%-os készültségnél áll, az már vezetői döntést igényel.
5. Nyissa meg az Összefoglaló lapot, és nézze meg az összesített adatokat. Itt gyorsan átlátható, mennyi a teljes ráfordítás és hol gyűlik a csúszás.
6. Használja az Útmutató lapot, ha új kollégának adja át a fájlt. Ez segít egységesen tölteni a táblázatot, és csökkenti a hibás sorok számát.

A Projektterv munkalap az a hely, ahol a napi operatív munka átláthatóvá válik. Az első sorban címsor fut, alatta a 18 oszlop: projektazonosító, projektnév, ügyfél vagy osztály, feladat, felelős, beosztás, kezdés dátuma, határidő, befejezés dátuma, állapot, prioritás, tervezett és tényleges ráfordítás, tervezett és tényleges költség, készültség %, késés (nap), megjegyzés.

Ez a felépítés különösen hasznos egyéni vállalkozónak, kft. irodavezetőjének vagy egy 4 fős kivitelező csapatnak, amikor egyszerre több munka fut. Ha például egy asztalos műhelyben 12 megrendelés van nyitva, és mindegyiknél csak 2-3 nap csúszás keletkezik, már 24-36 napnyi halmozott késés gyűlhet össze a táblában.

Mikor ül le vele a csapat

Jellemzően heti státuszértekezlet előtt vagy péntek délután frissítik. Ilyenkor a vezető nem emlékezetből dolgozik, hanem soronként látja, melyik feladathoz ki tartozik, mennyi óra ment el, és hol kell beavatkozni.

Mit mutat a második kép

A 2. kép az Összefoglaló lapot mutatja, ahol a részletek helyett a lényeg jelenik meg. Ez a nézet akkor hasznos, amikor 1 számot akar látni a vezető: mennyi a teljes tervezett költség, mennyi lett a tényleges, és hány feladat van kész.

Ebben a részletes nézetben a költségek mellé már a áfa összesítő is könnyen mellé tehető, ha a vezetőnek nemcsak a projektterv, hanem az adózási számok is egyben kellenek.

A táblázat maga nem számviteli nyilvántartás, de a költségmezők miatt könyvelési logikával is érdemes kezelni. Ha egy projekt teljes költsége 1 250 000 Ft, és ebből 980 000 Ft ténylegesen már felmerült, akkor a különbség nem csak szervezési kérdés, hanem likviditási kérdés is.

Magyar vállalkozásnál a számlák, szerződések és teljesítési igazolások 8 évig megőrzendők a számviteli törvény miatt. Ezért a Projektterv lapon rögzített dátumoknak és megjegyzéseknek visszakereshetőnek kell lenniük, különösen akkor, ha a projekt költségét később belső elszámolás, pályázat vagy vezetői jelentés alapozza meg.

Melyik mutató mire jó

A készültség % és a késés (nap) együtt adja a legjobb képet. Egy 20 feladatból álló projektben lehet, hogy 18 sor már 100%-os, de ha a két nyitott feladat mindegyike 10 napos csúszásban van, az összkép még mindig problémás.

Mikor elég az Excel, és mikor kevés

Ha 30-40 sor fölé nő a havi feladatlista, az Excel még mindig működik, de már fegyelmet kíván. Ha több ember ír bele egyszerre, külön verziókezelés nélkül könnyen lesznek duplikált sorok, ezért ilyenkor az egységes kitöltési szabály fontosabb, mint a díszes forma.

A legnagyobb hiba az, amikor a csapat csak a feladat nevét írja be, de a felelőst és a határidőt kihagyja. Egy ilyen sor papíron létezik, de nem irányít semmit; ha 15 feladatból 6-nál nincs felelős, az már 6 külön kockázatot jelent.

Gyakori gond az is, hogy a tervezett és a tényleges óraszámot nem különítik el. Ha egy kampányra 40 órát terveztek, de végül 58 óra lett, az 18 óra eltérés 15 000 Ft-os belső óradíjjal már 270 000 Ft költségkülönbség.

Miért drága a pontatlan dátum

Egy rossz kezdés vagy határidő miatt a csapat egyszerre két helyen dolgozik ugyanazon az erőforráson. Egy 4 fős csapatnál ez egyetlen hét alatt 8-16 elveszett munkaórát is okozhat, ha a feladatok egymásra csúsznak.

Miért jobb az egységes állapotlista

Az állapot mező akkor hasznos, ha mindig ugyanazokat a kategóriákat használja: tervezett, folyamatban, készen, leállítva. Ha mindenki mást ír, a lista szétesik, és az Összefoglaló lap sem ad valós képet.

A Projektterv akkor válik rutinná, ha ugyanahhoz a heti vagy havi ponthoz köti. A legjobb megoldás az, ha a frissítést a pénteki lezáráshoz vagy a havi vezetői egyeztetéshez kapcsolja, mert így nem külön feladat lesz, hanem a meglévő folyamat része.

Ha minden hét végén csak 10 percet szán rá, egy hónapban nagyjából 40 perc alatt tisztán tartható a teljes tábla. Ez olcsóbb és gyorsabb, mint utólag órákat keresni a hiányzó adatok miatt.

Három egyszerű szokás

• Másolja az előző heti vagy havi lapot, ne nulláról induljon.
• Használjon egységes állapotokat és prioritásokat, hogy a sorok összehasonlíthatók maradjanak.
• Vigye át a lezárt feladatokat külön listára, így az aktív táblázat rövid marad.

Mikor érdemes továbblépni

Ha egyszerre 100 feletti sor, több párhuzamos projekt és több szerkesztő jelenik meg, az Excel már inkább átmeneti megoldás. Ilyenkor projektmenedzsment-rendszer kell, de 10-50 feladatig a sablon még teljesen jó eszköz.