Rendezvény költségvetés Excel - Ingyenes sablon

1. 1. lépés — A Költségvetés munkalap C2:C5 celláiban írja át a rendezvény nevét, dátumát, helyszínét és szervezőjét.
2. 2. lépés — A 9–108. sorokban adja meg a tételazonosítót, kategóriát, megnevezést, szolgáltatót és várost.
3. 3. lépés — Az E oszlop listájából válassza ki a szolgáltatótípust. A H oszlop a beállított típus alapján VLOOKUP képlettel tölti ki az alapértelmezett ÁFA-kulcsot.
4. 4. lépés — A G oszlopban rögzítse a tervezett nettó összeget. Az I és J oszlop számított értékeit ne írja felül.
5. 5. lépés — A számla vagy szerződés alapján írja be a tényleges bruttó összeget a K oszlopba, majd adja meg a fizetési határidőt és a megjegyzést.
6. 6. lépés — Ellenőrizze az L–N oszlop eltéréseit és státuszait; a feltételes formázás a kedvező és kedvezőtlen eltéréseket külön kiemeli.
7. 7. lépés — Az Összesítő munkalapon tekintse át a kategóriánkénti adatokat és a két diagramot.

Egy budapesti konferencia szervezője általában már a helyszín lefoglalásakor látni akarja, mennyi pénz marad technikára, előadókra és vendéglátásra. A Költségvetés munkalap erre készült: a C2:C5 cellákban rögzíthető a rendezvény neve, dátuma, helyszíne és szervezője, majd a 9–108. sorokban követhetők a tételek.

A tervezés a szerződések előtt kezdődik

Az építőipari cég irodavezetője egy szeptemberi szakmai nap előtt például külön sorba írhatja a helyszínbérletet, a hangtechnikát, a cateringet és a nyomtatást. Ha a catering nettó 1 200 000 Ft, 27% ÁFA mellett a tervezett bruttó összeg 1 524 000 Ft; a tényleges számla később a K oszlopba kerül.

Egy 4 alkalmazottat foglalkoztató asztalosüzem belső rendezvényénél a helyszín és az étkezés mellett a közlekedési tételek is könnyen kimaradnak. A kategórialista kilenc választási lehetősége megakadályozza, hogy ugyanazt a kiadást minden hónapban más néven rögzítse.

A rendezvény hetében a tényleges összegek számítanak

Az egyesület önkéntes pénztárosa a számlák beérkezésekor vezeti fel a bruttó értéket, az előadó vagy szolgáltató típusát, a fizetési határidőt és a megjegyzést. A státusz automatikusan változik: üres K cellánál Tervezett, magasabb tényleges összegnél Túllépés jelenik meg.

A 2. kép az Összesítő szerkezetét mutatja: felül a teljes költség, az eltérés, a felhasználás, a túllépett tételek száma és az átlagos költségtétel látható. A kategóriatáblázat és a két diagram az évzáró értékelésnél is használható.

A rendezvény számláinál az ÁFA-törvény szerinti kulcsot kell a bizonylattal összevetni. Az általános kulcs 27%, a kedvezményes kulcsok 18% és 5%; a munkafüzet alapértelmezett szolgáltatástípusaihoz 27% tartozik, ezért eltérő számlázásnál különösen fontos az ellenőrzés.

A nettó, az ÁFA és a bruttó összeg kapcsolata

Ha a technikai szolgáltatás nettó 300 000 Ft és 27%-os, a számított ÁFA 81 000 Ft, a tervezett bruttó pedig 381 000 Ft. A sablon H oszlopa a szolgáltatástípusból VLOOKUP képlettel keresi ki az ÁFA-kulcsot, az I oszlop pedig kiszámítja az adót.

A számlán szerepelnie kell többek között az eladó és a vevő nevének, címének, adószámának, a sorszámnak, a kiállítás és teljesítés dátumának, valamint az adóalapnak és az ÁFA összegének. Az online számla NAV-adatszolgáltatás kötelezettsége nem szűnik meg attól, hogy a költséget Excelben követi.

Megőrzés és adatvédelem

A számviteli törvény alapján a bizonylatokat 8 évig kell megőrizni. A munkafüzet nem bizonylatpótlék: a számlákat, szerződéseket és teljesítésigazolásokat külön, visszakereshetően őrizze meg.

Résztvevői név, telefonszám vagy e-mail cím felvitelekor a GDPR és a NAIH elvárásait is alkalmazni kell. A költségvetéshez rendszerint nincs szükség ilyen adatokra, ezért a vendéglistát ne keverje a pénzügyi táblával.

A legdrágább hiba a nettó és bruttó összeg összekeverése. Ha egy 850 000 Ft nettó helyszínbérletnél valaki 850 000 Ft-ot ír a tényleges bruttó oszlopba, a 229 500 Ft ÁFA miatt 229 500 Ft-tal torzul az összehasonlítás.

A szolgáltatótípus hibás kiválasztása

Az E oszlop választása nem díszítő adat: ebből tölti a H oszlop az alapértelmezett kulcsot. Ha egy nettó 500 000 Ft-os tételhez tévesen 27% helyett más bizonylati kezelés társul, az eltérés 100 000 Ft nagyságrendű lehet, ezért a számlát és a H oszlopot együtt ellenőrizze.

A tényleges összeg túl későn kerül be

Ha a K oszlop üres marad, a tétel Tervezett státuszúként jelenik meg, miközben a számla már kifizetésre került. Egy havi 20 számlát kezelő szervezőnél két elfelejtett, egyenként 240 000 Ft-os számla 480 000 Ft-tal javítja hamisan a látszólagos likviditást.

Gyakori gond a negatív tényleges összeg vagy a kategória kézi átírása is. A K9:K108 tartomány nulla alatti számot nem enged, a B oszlop listája pedig egységesíti a kategóriákat; ezeket a védelmeket ne kerülje meg másolással.

A sablon akkor marad pontos, ha minden héten ugyanazon a napon frissíti. A legjobb időpont a pénzügyi zárás vagy a számlák könyvelésre továbbítása előtti péntek: ekkor a K oszlopba beírhatja az új tényleges összegeket, és az Összesítő rögtön megmutatja a változást.

Rövid, ismételhető ellenőrzési rend

• Másolja át a szervezői adatokat, majd ellenőrizze a dátumot ÉÉÉÉ.HH.NN. formában.
• Szűrjön kategóriára vagy státuszra az A8:P108 fejléc szűrőjével.
• Hasonlítsa össze a pozitív L oszlopbeli eltéréseket a szerződésekkel.
• Ellenőrizze a fizetési határidőket, mielőtt az Összesítőn lezárja a hetet.

Egy 30 tételes konferenciánál ez az ellenőrzés 10–15 percet vesz igénybe, de egyetlen 180 000 Ft-os, elfelejtett technikai számlát is időben felszínre hozhat. Álláspontom szerint kis- és közepes rendezvénynél ez a kézi, de szabályos heti frissítés egyszerűbb, mint egy túlméretezett rendszer bevezetése.

Ha rendszeresen 100-nál több tételt kezel, több rendezvény adatait kell egyben látni, vagy jogosultságokra és bizonylatkapcsolásra van szüksége, a munkafüzet kinőtte a célját. Addig viszont a három munkalap, az automatikus számítások és a kategóriadiagramok jól lefedik az alapvető szervezői kontrollt.