Beszállítói lista Excel - Ingyenes sablon

1. 1. lépés — Nyissa meg a munkafüzetet, majd az Útmutató munkalapon ellenőrizze a használati leírást és a kitöltés logikáját.
2. 2. lépés — A Beszállítók munkalapon minden partnerhez adjon egy külön sort, és töltse ki a Beszállító neve, Adószám, Székhely, Kategória, Kapcsolattartó, Telefonszám és E-mail mezőket.
3. 3. lépés — Írja be az éves beszerzési értéket forintban, például 3 600 000 Ft formában, majd rögzítse a számlákon vagy szerződésben szereplő fizetési határidőt napokban.
4. 4. lépés — Adjon 1 és 5 közötti minősítést, és állítsa az Aktív mezőt Igen vagy Nem értékre.
5. 5. lépés — Az Utolsó rendelés dátuma mezőbe ÉÉÉÉ.HH.NN. formátumú dátumot írjon, például 2026.06.16. A Napok az utolsó rendelés óta és a Státusz oszlopot ne írja felül, ha azok automatikusan számolódnak.
6. 6. lépés — Az Összesítő munkalapon ellenőrizze a rögzített adatok áttekintését, majd javítsa vissza a Beszállítók lapon az esetleges hiányzó vagy téves adatokat.
7. 7. lépés — Mentsen új példányt minden jelentősebb módosítás után, például a 2026.06.30-i állapotot külön fájlként, ha havi beszerzési zárást végez.

A beszállítói nyilvántartásra nem csak a beszerzőnek van szüksége. Egy építőipari cég irodavezetője a következő rendelés előtt ellenőrzi a kategóriát, az elérhetőséget és a fizetési feltételeket, míg a kft. könyvelője az adószámot és a számlázási adatokat keresi. Az egyéni vállalkozó gyakran ugyanazt a táblát használja rendelési emlékeztetőként és partnerlistaként.

A Beszállítók munkalap első képe. Az 1. kép tetején a BESZÁLLÍTÓI LISTA - 2026 cím látható, alatta pedig 15 oszlop következik: Sorszám, Beszállító neve, Adószám, Székhely, Kategória, Kapcsolattartó, Telefonszám, E-mail, Éves beszerzési érték (Ft), Fizetési határidő (nap), Minősítés (1-5), Aktív (Igen/Nem), Utolsó rendelés dátuma, Napok az utolsó rendelés óta és Státusz.

A beszerzési ciklus elején

Hónap elején a beszerző az új partnereket felveszi, a régi adatokat pedig ellenőrzi. Ha például egy étterem 12 beszállítótól vásárol, a Kategória mezőben különválaszthatja az alapanyagot, az italt és a csomagolóanyagot. Ez gyorsabb, mint minden alkalommal a beérkező számlák között keresni.

Rendelés és kapcsolattartás közben

Rendeléskor a Kapcsolattartó, a Telefonszám és az E-mail mező közvetlenül elérhető. Egy havi 300 rendelést kezelő webshopnál a lista akkor hasznos igazán, amikor egy késő szállítást vagy hiányzó terméket azonnal a megfelelő partnerhez kell kötni.

Hónapzáráskor

A hónap végén frissítse az éves beszerzési értéket és az Utolsó rendelés dátumát. A 8 napos fizetési feltételű partnernél más a pénzforgalmi kockázat, mint a 30 naposnál, ezért a lista a likviditás tervezéséhez is használható.

A 2. kép az Összesítő munkalapot mutatja, ahol a rögzített adatok áttekintése történik. A 3. kép az Útmutató munkalap felépítését szemlélteti; ezt érdemes az új kollégának elsőként megmutatni.

A beszállítói lista nem helyettesíti a könyvelési bizonylatot, de a számlák ellenőrzésének fontos segédlete. A számlán szereplő eladó neve, címe és adószáma egyezzen a Beszállítók munkalap adataival; eltérésnél az ÁFA levonása és a könyvelés is hibás irányba mehet.

A magyar számlán szerepelnie kell többek között a számla sorszámának, a kiállítás és a teljesítés dátumának, az eladó és a vevő nevének, címének, szükség esetén adószámának, továbbá az áfaalapnak és az áfaösszegnek tételesen. Az általános ÁFA 27%, a kedvezményes kulcsok 18% és 5%; a beszállító számláján feltüntetett kulcsot ne írja át utólag a listában.

Adószám és partnerazonosítás

A Kft. neve mellett rögzítse az adószámot és a székhelyet is. Egy 4 alkalmazottat foglalkoztató asztalos például 18 rendszeres partnerrel dolgozhat; ha két beszállító neve hasonló, az adószám az egyértelmű azonosító, nem a rövidített cégnév.

Megőrzés és NAV-adatszolgáltatás

A számviteli törvény alapján a könyvelési bizonylatokat és az azokhoz kapcsolódó dokumentációt 8 évig kell megőrizni. A beszállítói lista önmagában nem elég: a szerződést, megrendelőt, szállítólevelet és számlát is rendszerezze, mert az online számla NAV-adatszolgáltatás nem pótolja a belső partner-ellenőrzést.

Adatvédelem a kapcsolattartói mezőknél

A Kapcsolattartó, Telefonszám és E-mail személyes adat lehet. A GDPR szerint határozza meg a hozzáférést és a megőrzési célt; a fájlt ne küldje körbe jelszó nélkül. Álláspontom szerint egy kisvállalkozásnál a korlátozott hozzáférésű, közös mappában tárolt egyetlen lista jobb, mint öt különböző, eltérő adatokat tartalmazó példány.

A legdrágább hiba nem a hiányzó telefonszám, hanem a rossz partnerazonosítás. Ha a Molnár Alapanyag Kft. helyett egy hasonló nevű vállalkozás adószáma kerül a listába, a számla egyeztetése elakad, az ÁFA-ellenőrzés pedig további keresést igényel. Egyetlen rossz karakter miatt 30–60 perc könyvelői idő is elmehet.

Elmarad az utolsó rendelés frissítése

Az Utolsó rendelés dátuma csak akkor ér valamit, ha minden rendelés után frissül. Ha egy 300 rendeléses havi webshopnál ez 2 hónapig kimarad, a Státusz és a Napok az utolsó rendelés óta mező félrevezető lesz, és a beszerző akár olyan partnernek is küldhet megrendelést, akivel már nincs aktív kapcsolat.

Összekeverik az értéket és a fizetési feltételt

Az Éves beszerzési érték (Ft) nettó vagy bruttó tartalmát előre rögzítse a belső szabályban, és ugyanazt használja minden sornál. Például nettó 2 000 000 Ft beszerzés 27%-os áfával 540 000 Ft áfát jelent; ha az egyik partnernél nettó, a másiknál bruttó összeget ír be, az Összesítő használhatatlan lesz.

Túl magas minősítés kevés adatból

Az 1–5 közötti Minősítés ne legyen puszta benyomás. Ha egy partner 5-ös értékelést kap, de háromszor késett 10 napot, a minősítés nem tükrözi a teljesítményt. Érdemes a szállítási pontosságot, a reklamációk számát és a kommunikációt együtt mérlegelni.

Gyakori az Aktív mező elfelejtése is. Egy megszűnt vagy inaktív partner aktívként maradása nem feltétlenül okoz azonnali pénzügyi kárt, de rossz rendeléshez, felesleges egyeztetéshez és akár 1–2 napos beszerzési késedelemhez vezethet.

A készletadatok pontossága itt is ugyanilyen fontos, ezért a raktári tételek rendezéséhez jól jön egy leltárhoz való sablon.

A lista akkor marad használatban, ha konkrét időponthoz köti. A legjobb megoldás nem az, hogy mindenki bármikor szerkesztheti, hanem egy rövid, kijelölt rutin: a beszerző pénteken frissít, az irodavezető hónap végén ellenőriz, a könyvelő pedig a számlafeldolgozáskor az adószámot és a partnernevet veti össze.

Rögzített heti ellenőrzés

• Hetente egyszer nézze át az új partnereket és az Aktív mezőt.
• Rendelés után azonnal írja be az Utolsó rendelés dátumát.
• Hónap végén frissítse az éves beszerzési értéket és a fizetési határidőt.
• Negyedévente tekintse át az 1–5 közötti minősítéseket.

Egy 20 partneres vállalkozásnál ez hetente körülbelül 15 perc, mégis megelőzheti, hogy egy lejárt kapcsolattartói adat miatt fél napig keressenek egy rendelést. A dátumokat következetesen ÉÉÉÉ.HH.NN. formában írja, például 2026.07.21.; így a rendezés és az összehasonlítás sem torzul.

Biztonságos munkafolyamat

Az adatbeviteli mezőket ne használja megjegyzésfüzetként. A beszerzési szerződés vagy a szállítólevél maradjon külön dokumentum, a beszállítói lista pedig az azonosítást és az áttekintést szolgálja. Havi záráskor készítsen másolatot, például Beszállítók_2026_07.xlsx néven.

Mikor kevés már az Excel

Ha több felhasználó egyszerre rögzít, több ezer partner- vagy rendelési sor keletkezik, illetve jóváhagyási folyamatot és automatikus ERP-kapcsolatot igényel, lépjen tovább beszerzési rendszerre. Addig ez a sablon praktikusabb, mint egy túl korán bevezetett, drága rendszer: 50 beszállító és havi 100 rendelés még kényelmesen áttekinthető benne.

A szállítólevél már külön bizonylat, a szállítási dokumentum pedig az átvételt rögzíti, ezért ezt a nyilvántartást érdemes attól elkülönítve kezelni.