Esküvői költségvetés Excel - Ingyenes sablon

1. 1. lépés — Nyissa meg a munkafüzetet, és a Költségvetés lapon kezdje a tervezett tételek felvitelét a 2–101. sorokban.
2. 2. lépés — Válasszon kategóriát a B oszlop listájából, majd írja be a tétel vagy szolgáltatás nevét a C oszlopba.
3. 3. lépés — Rögzítse a szolgáltató nevét, a kapcsolattartót, a várost és a tervezett összeget forintban.
4. 4. lépés — Amikor megvan a szerződés vagy számla, töltse ki a tényleges összeget és a befizetett előleget.
5. 5. lépés — Adja meg a fizetési határidőt ÉÉÉÉ.HH.NN. formátumban, például 2026.06.20., majd válasszon státuszt.
6. 6. lépés — Ellenőrizze a J oszlop automatikus hátralékát. Például 240 000 Ft tényleges összeg és 72 000 Ft előleg esetén 168 000 Ft jelenik meg.
7. 7. lépés — Az Összesítő lapon nézze meg a kategóriánkénti eltéréseket, a keretkihasználtságot és a diagramokat; szükség esetén a Beállítások lapon módosítsa a kereteket.

Az esküvő szervezésénél nem egyetlen nagy kiadás okozza a legtöbb bizonytalanságot, hanem a sok külön szerződés és előleg. Egy pár egyszerre egyeztet a rendezvényhelyszínnel, fotóssal, DJ-vel, dekorossal, fodrásszal és a szállást biztosító szolgáltatóval. A Költségvetés munkalap erre a helyzetre készült: minden tételhez külön szolgáltató és fizetési határidő rögzíthető.

A munkalap első, 1. képén látható fejléc az A–M oszlopokat tartalmazza: Tételazonosító, Kategória, Tétel / szolgáltatás, Szolgáltató neve, Kapcsolattartó, Város, Tervezett összeg, Tényleges összeg, Befizetett előleg, Hátralék, Fizetési határidő, Státusz és Megjegyzés. A sárga bemeneti cellákba Ön ír, a J oszlop számítása viszont automatikus.

A foglalásoktól az esküvő hetéig

A legtöbb pár a helyszín és a bankett lefoglalásával kezdi, majd hónapról hónapra tölti fel a többi sort. A 2. kép, az Összesítő lap, a teljes tervezett költséget, a tényleges költséget, az előlegeket, a hátralékot és a teljesítetlen tételek számát helyezi egymás alá.

Például egy 180 fős bankett tervezett összege 2 400 000 Ft, a tényleges összeg ugyanennyi, az előleg pedig 720 000 Ft. A hátralék így 1 680 000 Ft; ezt a sablon képlete számolja ki, nem kell külön kalkulátort vezetnie.

Szolgáltatói egyeztetés egy helyen

Az építőipari cég irodavezetőjéhez hasonlóan itt is a határidők kezelése a kritikus: a fotós szerződését, a dekoráció véglegesítését és a fodrász időpontját egyetlen listában látja. A nyolc kategória és az öt státusz megkönnyíti annak eldöntését, melyik ajánlatot kell még bekérni, és melyik tételhez kapcsolódik már befizetés.

Az esküvő költségvetése magánszemélyként jellemzően nem könyvelési nyilvántartás, a szolgáltatói bizonylatokat mégis érdemes megőrizni. A számlán szerepelnie kell többek között az eladó és a vevő nevének, címének, szükség esetén adószámának, a számla sorszámának, a keltezésnek, a teljesítés dátumának, valamint az áfaalapnak és az áfa összegének.

A Magyarországon alkalmazott általános ÁFA-kulcs 27%, a kedvezményes kulcsok 18% és 5% lehetnek, de az esküvői szolgáltatás pontos besorolása és a számla tartalma a szolgáltatótól függ. A Beállítások munkalap F oszlopa külön figyelmeztet arra, hogy a számlázási feltételeket és az áfa-kulcsot előre egyeztesse.

Mit rögzítsen a szerződésben

A szolgáltató teljes neve, címe, adószáma, cégformája, a szolgáltatás tartalma és a fizetési ütemezés legyen a szerződésben. A sablon D–F oszlopai ehhez a gyakorlati ellenőrzéshez adnak helyet; a Beállítások lapon külön szerepel a Kft., Bt. és egyéni vállalkozó megnevezésének rögzítésére vonatkozó emlékeztető.

Előleg esetén kérjen előlegszámlát, majd a teljesítéskor végszámlát, ha ezt a szolgáltató számlázási rendje indokolja. Például 720 000 Ft előlegnél a Költségvetés I oszlopába ezt az összeget írja, a J oszlop pedig a 2 400 000 Ft tényleges összegből 1 680 000 Ft hátralékot vezet le.

Bruttó keretekkel tervezzen

A Beállítások lapon szereplő keretek bruttó irányadó összegek. A 2 400 000 Ft-os helyszínkeret vagy az 500 000 Ft-os fotós- és videós keret nem hatósági limit, hanem összehasonlítási alap; a számla végösszegét és áfatartalmát mindig a bizonylat szerint vezesse be.

Az első komoly hiba, amikor a pár csak az ajánlati árat írja be, az előleget pedig külön üzenetekben követi. Ilyenkor egy 600 000 Ft-os dekorációs tételnél könnyen kimarad a 180 000 Ft-os foglaló, és a hátralékot túl magasnak látják. A Költségvetés lap I és J oszlopa ezt a különbséget láthatóvá teszi.

Az előleg és a végösszeg összekeverése

Ne írja az előleget a Tényleges összeg mezőjébe. Ha egy fotós teljes díja 480 000 Ft, de csak 144 000 Ft-ot fizettek ki, akkor H oszlopba 480 000, I oszlopba 144 000 kerüljön, így a hátralék 336 000 Ft lesz.

Lejárt határidők elvesznek a levelezésben

A fizetési határidő hiánya nem azonnal kerül pénzbe, de könnyen sürgősségi átutalást és vitát okoz. A 2026.05.10. dátumot ÉÉÉÉ.HH.NN. formában írja be, majd hetente szűrje a K oszlopot, és ellenőrizze a nem Teljesítve státuszú tételeket.

Gyakori gond az is, hogy egy szolgáltató számlája nettó összegben készül, miközben a pár bruttó kerettel számolt. Például 500 000 Ft nettó díj 27%-os áfával 635 000 Ft bruttó kiadás; a 135 000 Ft különbség már elég lehet a fotós- vagy dekorációs keret felborításához.

Túl nagy bizalom az összesítő iránt

Az Összesítő lap a Költségvetés 2–101. sorából számol. Ha egy tételt a 102. sorba ír, az nem kerül bele a mutatókba és a diagramokba, ezért a századik sor után új rendszerre vagy tudatos adatmozgatásra van szükség.

Az esküvői költségvetés akkor marad használható, ha nem csak az első ajánlatkéréskor nyitják meg. Állítson be egy havi 30 perces időpontot, például a hónap első vasárnapján, és nézze végig a határidőket, az előlegeket és az Összesítő lap eltéréseit.

Kösse meglévő szervezési feladathoz

A táblázat frissítését kapcsolja a meghívók ellenőrzéséhez, a vendéglista módosításához vagy a következő szolgáltatói egyeztetéshez. Egy 12 hónapos előkészítési időszakban a havi egy ellenőrzés mindössze 12 rövid alkalom, mégis megelőzheti az utolsó héten felbukkanó több százezer forintos hiányt.

• Másolja le az ajánlat adatait a megfelelő tételsorba, és a megjegyzésben rögzítse, mit tartalmaz az ár.
• A kategória- és státuszlistából válasszon, ne gépeljen új elnevezést.
• A fizetési határidőt mindig ÉÉÉÉ.HH.NN. formában adja meg, például 2026.08.15.
• Az Összesítőn ellenőrizze, ha a tényleges költség meghaladja a tervezett összeget.

A Beállítások lapon a javasolt keretek módosíthatók, például a 600 000 Ft-os dekorációs keret 750 000 Ft-ra emelhető. Ha már több mint 100 tételt, több pénznemet vagy részletes számlakapcsolatot kell kezelnie, ezt a fájlt kinőtte: akkor külön rendezvényszervező vagy könyvelési rendszer indokolt.