Előfizetés nyilvántartás Excel - Ingyenes sablon

1. 1. lépés — Nyissa meg az Előfizetések munkalapot, majd az üres sorokban adja meg az azonosítót, a szolgáltatás és a szolgáltató nevét.
2. 2. lépés — Írja be a kezdő dátumot és a következő megújítás dátumát ÉÉÉÉ.HH.NN. formátumban.
3. 3. lépés — Válassza ki a ciklust, az ÁFA-kulcsot, a fizetési módot, a számlázási gyakoriságot és az automatikus megújítás értékét a legördülő listából.
4. 4. lépés — Rögzítse a nettó díjat és a felmondási határidőt napokban. Az ÁFA összege, a bruttó díj, a havi és éves költség automatikusan kiszámul.
5. 5. lépés — Adja meg a számla vagy szerződés linkjét és a megjegyzést, ha például több felhasználói licenc tartozik az előfizetéshez.
6. 6. lépés — Ellenőrizze az Összesítő munkalapot: itt látható a havi nettó, az éves bruttó költség, a kategóriánkénti bontás és a következő öt megújítás.
7. 7. lépés — Ha új szolgáltatót vagy kategóriát használ, egészítse ki a Törzsadatok és útmutató sárga segédlistáit.

Az előfizetési lista akkor válik igazán hasznossá, amikor nemcsak a szolgáltatás nevét, hanem a megújítás pénzügyi és szerződéses következményeit is látja. Egy 4 alkalmazottat foglalkoztató asztalos például külön sorban vezetheti a számlázóprogramot, a felhőtárhelyet, a vírusvédelmet és a telefon-előfizetéseket.

Az 1. kép az Előfizetések munkalap szerkezetét mutatja. Az A–Y oszlopok között szerepel az Azonosító, az Előfizető / szolgáltatás neve, a Szolgáltató neve, a kategória, a szerződő fél, a kapcsolattartó, a felelős munkatárs, a két dátum, a ciklus, a díjak, a fizetési adatok, a felmondási határnap, a hátralévő napok és a státusz.

Egy havi 8 800 Ft nettó előfizetés 27% ÁFA mellett 2 376 Ft adót és 11 176 Ft bruttó díjat jelent. A sablon ezt havi költségként kezeli, éves szinten pedig 134 112 Ft-tal számol, így a tulajdonos nem csak a bankkártya-terhelést látja.

Ki használja a táblát

Az egyéni vállalkozó év elején, a kft. irodavezetője pedig minden hónap végén frissítheti a listát. Egy 300 rendelést kezelő webshopnál különösen fontos a futárportál, a számlázóprogram, a tárhely és a marketingeszközök megújításának figyelése.

Mikor érdemes ellenőrizni

A havi zárás, a költségvetés készítése és a szerződéses fordulónap előtti 30 nap a legjobb ellenőrzési időpont. A 2. kép az Összesítő munkalap mutatóit, kategória- és fizetési mód szerinti táblázatait, valamint három diagramját szemlélteti.

Az előfizetés nyilvántartása nem helyettesíti a könyvelést, de jó alapot ad a számlák egyeztetéséhez. Magyarországon az általános ÁFA-kulcs 27%, emellett 18% és 5% kedvezményes kulcs is előfordulhat. A Törzsadatok és útmutató munkalap ezeket a választható értékeket tartalmazza: 27%, 18%, 5% és 0%.

A számlán ellenőrizze az eladó és a vevő nevét, címét, adószámát, a számla sorszámát, a teljesítés és kiállítás dátumát, továbbá az adóalapot, az ÁFA összegét és az alkalmazott kulcsot. A külföldi szolgáltatók, például a Microsoft Ireland Operations Ltd. vagy a Google Ireland Limited számlái külön figyelmet igényelhetnek.

A számviteli törvény alapján a bizonylatokat 8 évig kell megőrizni. Ezért a számla vagy szerződés linkjét az X oszlopban érdemes olyan tárhelyre mutatni, amelyhez a könyvelő és az ellenőrzés során szükséges munkatárs is hozzáfér.

A képletek logikája

A M oszlopban az ÁFA összege a nettó díj és az ÁFA-kulcs szorzata. Az N oszlop a nettó és az ÁFA összegét adja, az O oszlop pedig a ciklus alapján havi költséget számít. Az éves díj havi értéke például 45 000 Ft / 12 = 3 750 Ft.

Mire figyeljen külföldi számlánál

Nem minden külföldi előfizetés kezelhető egyszerűen 27%-os belföldi számlaként. A sablonban rögzített kulcs csak nyilvántartási adat; a levonhatóságot, a fordított adózást és az NAV-hoz kapcsolódó bevallási adatokat a bizonylat és az ügylet alapján kell meghatározni.

A legdrágább hiba az elfelejtett automatikus megújítás. Ha egy 240 000 Ft-os éves szolgáltatás 30 nappal a fordulónap előtt nem kerül felülvizsgálatra, a vállalkozás akkor is kifizetheti a teljes összeget, ha már nincs szüksége rá.

Gyakori probléma, hogy ugyanaz a szolgáltatás két sorban szerepel eltérő névvel: például Microsoft 365 és Office 365. Ilyenkor a kategória-összesítés félrevezető lehet, a szolgáltatónkénti egyeztetés pedig időt vesz igénybe. Az Előfizetések munkalapon használjon egységes szolgáltatásnevet és egyedi azonosítót.

Hibás dátum, hibás döntés

Ha a következő megújítás dátuma 2026.09.30. helyett 2026.09.03., a Hátralévő napok mező 27 nappal térhet el. Ez azt eredményezheti, hogy egy 15 napos felmondási határidőt már csak utólag vesz észre.

Eltérő díjciklusok keverése

A havi 8 800 Ft és az éves 45 000 Ft nem hasonlítható össze közvetlenül. A sablon ezért havi és éves költséget is számol; az éves díj havi megfelelője 3 750 Ft, így a két tétel már összevethető.

Hiányzó bizonylati hivatkozás

Link vagy megjegyzés nélkül hónapokkal később nehéz megállapítani, melyik licenc kihez tartozik. Egy 20 előfizetéses irodánál egyetlen hiányzó számla 30–60 perc keresést okozhat a havi záráskor.

A sablon akkor marad használatban, ha konkrét rutin kapcsolódik hozzá. A legjobb megoldás, ha a havi számlaellenőrzés után ugyanazon a napon frissíti az új díjakat, a következő megújításokat és a számlahivatkozásokat.

Rögzített havi ellenőrzés

• A hónap utolsó munkanapján szűrje át a Státusz oszlopot.
• A 30 napon belül megújuló sorokat egyeztesse a felelős munkatárssal.
• Az Összesítő havi és éves értékeit vesse össze a költségkerettel.

A 3. kép a Törzsadatok és útmutató munkalapot mutatja. Itt módosíthatók a szolgáltató-kategória párok, a ciklusok, az ÁFA-kulcsok, a fizetési módok, az automatikus megújítás és a számlázási gyakoriság értékei.

Egységes adatbevitel

Az adatérvényesítés a J, L, Q, R és S oszlopban előre megadott listákat használ. Ne írjon be kézzel eltérő megnevezést, mert például az Átutalás és az átutalás külön értékként ronthatja az összesítést.

Ha 100-nál több előfizetést, több felhasználót vagy jóváhagyási folyamatot kell kezelni, az Excel-tábla helyett érdemes erre kialakított rendszert választani. Addig azonban ez a 108 soros, szűrhető táblázat megfelelő lehet egy kisebb vállalkozás rendszeres költségkontrolljára.