Társasházi költségvetés Excel - Ingyenes sablon

1. 1. lépés — Nyissa meg a munkafüzetet, és először olvassa el a Törzsadatok és útmutató munkalap E:F oszlopában található használati leírást.
2. 2. lépés — A Költségvetés munkalapon rögzítse a könyvelési dátumot ÉÉÉÉ.HH.NN. formátumban, majd válassza ki a tétel típusát: Bevétel vagy Kiadás.
3. 3. lépés — Válasszon költségkategóriát, például Közművek, Takarítás, Felújítás vagy Felújítási alap, és írja be a tétel megnevezését.
4. 4. lépés — Adja meg a szállító vagy befizető nevét, a tervezett összeget, majd a bankkivonat vagy pénztárbizonylat alapján a tényleges összeget.
5. 5. lépés — A közös költségből finanszírozott kiadásoknál válassza az Igen értéket, a külön finanszírozott tételeknél a Nem értéket.
6. 6. lépés — A képletes oszlopokat, például a könyvelési hónapot, az eltérést, az ÁFA-kulcsot és a státuszt ne írja felül; ezek automatikusan számolódnak.
7. 7. lépés — Az Összesítő munkalapon ellenőrizze a tényleges egyenleget, a kategóriánkénti kiadásokat, a havi pénzforgalmat és a három diagramot.

A társasházi költségvetés Excel-sablon elsősorban a közös képviselőnek, az intézőbizottság pénzügyi felelősének és annak a tulajdonosi közösségnek hasznos, amely havonta szeretné látni, mire ment el a beszedett közös költség. A Költségvetés munkalapon a sárga bemeneti cellákba kerülnek a bankkivonat, a számla vagy a pénztárbizonylat adatai.

Az 1. kép a Költségvetés munkalap szerkezetét mutatja. A bal oldalon a sorszám, a könyvelési dátum, a Bevétel vagy Kiadás típus, a kategória, a tétel megnevezése és a szállító vagy befizető szerepel. A jobb oldalon a tervezett és tényleges összeg, az eltérés, a teljesülés, az ÁFA-kulcs, a finanszírozás, a státusz és a megjegyzés látható.

Havi könyvelés közös képviselőként

Egy 24 lakásos házban például havi 185 000 Ft közös költség érkezhet be, miközben a takarítás tervezett összege 90 000 Ft, ténylegesen pedig 95 000 Ft lesz. A J oszlop ilyenkor 5 000 Ft eltérést, az N oszlop pedig Túllépés értéket jelez.

A hónap végén a közös képviselő a bankkivonat tételeit egyezteti a táblázattal. Év közben a felújítási alapot külön kategóriaként érdemes vezetni, hogy a tulajdonosi közösség ne keverje össze az üzemeltetési kiadásokkal.

Mit lát a vezetőség az összesítőben

A 2. kép az Összesítő munkalapot mutatja: felül a tervezett és tényleges bevétel, kiadás, egyenleg, eltérés, átlagos teljesülés és a túllépett tételek száma szerepel. Alatta kategóriánként, majd hónaponként jelennek meg a számított adatok.

Az Összesítő 3 diagramja gyorsan megmutatja, melyik kategória viszi el a költségvetést, és mely hónapokban volt nagyobb pénzmozgás. A Törzsadatok és útmutató munkalap 3. képén a kategóriák, az alapkategóriák, az ÁFA-kulcsok és a használati útmutató látható.

A társasház pénzmozgásait bizonylatokkal kell alátámasztani. A számviteli törvény szerinti bizonylati elv miatt a számlákat, bankkivonatokat, pénztárbizonylatokat és kapcsolódó iratokat 8 évig meg kell őrizni. Az Excel-sablon nyilvántartás, nem helyettesíti az eredeti bizonylatokat.

A számlán szerepelnie kell többek között az eladó és a vevő nevének, címének és adószámának, a sorszámnak, a kiállítás és teljesítés dátumának, továbbá az adóalapnak, az ÁFA mértékének és összegének. Az általános ÁFA-kulcs 27%, a kedvezményes kulcsok 18% és 5%; a sablon Törzsadatok munkalapján a kategóriákhoz előre rögzített kulcsok láthatók.

Közös költség és felújítási alap

A közös költség befizetését Bevétel típussal és Közös költség kategóriával rögzítse. A közös költségből finanszírozott kiadásnál az M oszlopban Igen értéket kell választani, így az Összesítő kiszámolja ezek arányát.

A felújítási alapot külön vezesse, még akkor is, ha ugyanarról a bankszámláról történik a kifizetés. Például 300 000 Ft havi bevétel és 240 000 Ft havi kiadás mellett a tervezett egyenleg 60 000 Ft, de egy 450 000 Ft-os tetőjavítás az adott hónapot 150 000 Ft hiányba fordíthatja.

NAV-adatszolgáltatás és társasházi költségvetés

A NAV online számla-adatszolgáltatása a számlázóprogram feladata, nem ezé az Excel-fájl. A táblázatban ezért a számlahivatkozást, például TH-2026-0115 formában, a Megjegyzés oszlopban célszerű feltüntetni.

A társasházi közgyűlés számára a tényleges pénzforgalom és a bizonylatok egyezése fontosabb, mint egy látványos táblázat. A sablon akkor ad megbízható képet, ha minden banki és pénztári tétel bekerül.

A legdrágább hiba, amikor a közös képviselő csak a számlák egy részét rögzíti. Ha egy 128 500 Ft-os közüzemi számla kimarad, az Összesítő tényleges kiadása ugyanennyivel alacsonyabbnak látszik, a tényleges egyenleg pedig 128 500 Ft-tal túlzó lesz.

Rossz típus és rossz kategória

Gyakori, hogy a közös költség befizetését Kiadásként vagy a felújítási alap bevételét Közös költségként viszik fel. Ez nem pusztán elnevezési hiba: a SUMIF és SUMIFS képletek a C és D oszlop értékei alapján csoportosítanak, ezért egyetlen rossz választás elrontja a havi és éves összehasonlítást.

Egy 24 lakásos épületnél 24 darab, egyenként 15 000 Ft-os havi befizetés 360 000 Ft bevétel. Ha ebből 1 tétel hiányzik, minden hónapban 15 000 Ft-tal kevesebb bevétel jelenik meg, egy év alatt pedig 180 000 Ft lesz az eltérés.

Felülírt képletek és elrontott százalékok

A G, J, K, L és N oszlopok képleteket tartalmaznak. Ha valaki kézzel beírja például a 27% értéket a L oszlopba, miközben a kategória más kulcsot igényel, vagy kitörli a J képletét, az automatikus ellenőrzés megszűnik.

A K oszlopban a teljesülés nem pénzösszeg, hanem arány. 90 000 Ft terv és 95 000 Ft tényleges kiadás esetén az eredmény 105,6%, nem 5 000 Ft; az 5 000 Ft-os különbséget a J oszlop mutatja.

Dokumentum nélküli kifizetés

Ha egy 450 000 Ft-os felújítási számlához nincs számlaszám vagy rövid megjegyzés, a közgyűlési egyeztetés órákat vehet igénybe. A Megjegyzés oszlopba írja be a számlaazonosítót, a teljesítés rövid leírását és azt, hogy melyik alapból történt a finanszírozás.

A társasházi költségvetés akkor marad használható, ha nem a közgyűlés előtti este töltik ki. A legegyszerűbb rutin a bankkivonat megérkezéséhez kötött havi rögzítés: minden hónap első 5 munkanapján kerüljenek be az előző hónap bevételei és kiadásai.

Három rövid ellenőrzés minden hónapban

• Egyeztesse a Költségvetés tényleges összegeinek összegét a bankszámla és a pénztár adataival.
• Szűrje az N oszlopot Túllépés értékre, és vizsgálja meg a pirossal jelölt kiadásokat.
• Hasonlítsa össze az Összesítő tényleges egyenlegét a közös képviselői kimutatással.

Egy 30 tételes havi nyilvántartás ellenőrzése általában néhány tucat perc, ha a számlák már sorrendben vannak. Ha a munkalap 100 sora rendszeresen megtelik, vagy több társasház adatai kerülnek ugyanabba a fájlba, érdemes külön könyvelési vagy társasházkezelő rendszerre váltani.

Beviteli fegyelem és archiválás

• A dátumot mindig ÉÉÉÉ.HH.NN. formátumban írja be, ne szövegként.
• A kategóriát a legördülő listából válassza, mert az Összesítő pontos egyezések alapján számol.
• A fájlt havonta új néven mentse, például Tarsashaz_2026_01.xlsx formában.
• A számlákat az Excel-sor sorszámához vagy a Megjegyzés oszlopban rögzített azonosítóhoz kapcsolva tárolja.

Az Excel jó választás egyetlen, legfeljebb 100 tételes havi folyamat átlátható vezetésére. Több épület, sok száz havi tranzakció, jogosultságkezelés vagy több felhasználó egyidejű munkája esetén már nem a további képletezés, hanem egy célzott rendszer ad biztonságosabb megoldást.