Szabadúszó bevételkövető Excel - Ingyenes sablon

1. 1. lépés — Nyissa meg az Útmutató és beállítások munkalapot, és olvassa el a sárga, illetve zöld cellák jelentését.
2. 2. lépés — A Bevételek lapon írja be a számla keltét, teljesítési dátumát, fizetési határidejét és az ügyfél nevét.
3. 3. lépés — Töltse ki az ügyféltípust, a projekt vagy szolgáltatás nevét, a várost és a számlaszámot.
4. 4. lépés — Válassza ki az adózási státuszt és az ÁFA-kulcsot a legördülő listából, majd adja meg a nettó összeget.
5. 5. lépés — A fizetés után írja be a fizetés dátumát, és állítsa a fizetési státuszt Fizetve értékre.
6. 6. lépés — Havonta nyissa meg az Összesítő lapot, és ellenőrizze a nyitott, késedelmes és beérkezett összegeket.
7. 7. lépés — A képlettel kitöltött A, N, O és Q oszlopokat ne írja felül, mert ezek adják a sorszámot, az ÁFA-t, a bruttó összeget és a késedelmi jelzést.

Mikor ül le vele a szabadúszó

Egyéni vállalkozóként érdemes minden számla kiállításakor rögzíteni az adatot, nem a hónap végén emlékezetből. A Bevételek lapon a 4–103. sorok állnak rendelkezésre; a számla kelte, teljesítési dátuma, határideje, ügyfele és nettó értéke külön mezőt kap.

A teljesítési dátum különösen fontos, mert a bevétel havi összesítése a teljesítés hónapjához kapcsolódik. Például egy 2026.03.10-i, 630 000 Ft nettó tanácsadási számla 170 100 Ft ÁFA-t és 800 100 Ft bruttó összeget eredményez 27%-os kulccsal.

Projekt- és ügyféladatok

A projekt / szolgáltatás mezőbe írja például azt, hogy webfejlesztés vagy grafikai tervezés. A város, ügyféltípus és számlaszám később segít visszakeresni, hogy melyik Kft., Bt. vagy egyéni vállalkozó rendelte meg a munkát.

A számlázás után a fizetési státusz legyen Nyitott. Amikor a pénz megérkezik, töltse ki a fizetés dátumát, és válassza a Fizetve értéket. A Késedelmes státusz kézi választása mellett a Q oszlop képlete külön jelzi, ha a határidő elmúlt, de a számla nem Fizetve.

Mit mutat a második kép

A 2. kép az Összesítő lap felső mutatóit szemlélteti: az összes nettó bevételt, ÁFA-t, bruttó számlázást, beérkezett összeget, nyitott követelést, késedelmes számlák számát, átlagos számlaértéket és fizetési arányt. A három diagram a havi és ügyféltípus szerinti teljesítményt teszi láthatóvá.

Az ÁFA-kulcs kiválasztása

Magyarországon az általános ÁFA-kulcs 27%, a sablon emellett 5%, 18% és 0% értéket is tartalmaz. Az Útmutató és beállítások lapon a H5:I8 tartomány tárolja a kulcsokat: 0%, 5%, 18% és 27%.

ÁFA-körös vállalkozásnál egy 850 000 Ft nettó számla 229 500 Ft ÁFA-t és 1 079 500 Ft bruttó összeget ad 27%-os kulccsal. Alanyi adómentes státusznál a képlet 0 Ft ÁFA-t számol, ezért a bruttó összeg megegyezik a nettóval.

Számla és megőrzés

A számlán szerepelnie kell többek között az eladó és a vevő nevének, címének, szükség esetén adószámának, a számla sorszámának, a keltezésnek, a teljesítési dátumnak, az adóalapnak és az ÁFA összegének. A számlázási adatokat a számviteli törvény szerinti 8 éves bizonylatmegőrzés miatt rendezett módon kell tárolni.

Az online számla NAV-adatszolgáltatás és az ÁFA-bevallás nem ugyanaz, ezért a táblázat nem helyettesíti a számlázóprogramot vagy az NAV-ba küldött adatot. A szabadúszó a táblában a teljesítési dátumot és a státuszt tartsa következetesen, mert a havi összesítő ezekből dolgozik.

Adózási döntések

A KATA 2026-ban főállású egyéni vállalkozóknak, évi 18 millió Ft bevételi határig és havi 50 000 Ft tételes adó mellett érhető el a vonatkozó feltételekkel. Más esetben az átalányadó, az SZJA 15%, a TB-járulék 18,5% és a 13%-os szociális hozzájárulási adó számítása külön feladat; ezt a bevételkövető nem végzi el.

A számla bekerül, a pénz nem

A leggyakoribb hiba, hogy a számlát rögzítik, de a fizetési státuszt később sem frissítik. Egy 1 079 500 Ft bruttó számla így hónapokig nyitott követelésként jelenik meg, miközben a pénz már megérkezett, vagy fordítva.

A sablon Q oszlopa a TODAY függvénnyel vizsgálja a határidőt. Ha a státusz nem Fizetve és a mai dátum későbbi a D oszlop határidejénél, Igen értéket ad; ezért a fizetés dátuma önmagában nem elegendő, a státuszt is át kell állítani.

Rossz adózási státusz, rossz összeg

Ha egy 300 000 Ft-os számlán tévesen ÁFA-körös státusz marad, a 27%-os kulcs 81 000 Ft ÁFA-t számít. Alanyi adómentes számlán ez a számítás hibás lenne, ezért a K oszlopot minden új ügyletnél ellenőrizze.

Szintén veszélyes a teljesítési dátum üresen hagyása vagy a számla keltének bemásolása a teljesítés helyére. A havi Összesítő a C oszlop dátumai alapján számol, így egy 2026.03.31-én teljesített, de 2026.04.02-án kiállított munka márciushoz tartozhat a bevételi kimutatásban.

Felülírt képletek

Az A, N, O és Q oszlop képletei 100 sorban előre elkészültek. Ha valaki egyetlen zöld cellába kézzel beírja a 229 500 Ft ÁFA-t, később megváltoztatott kulcs mellett sem frissül az érték; a képlet visszamásolása ilyenkor időt és ellenőrzést igényel.

Rögzítse fix időpontban

A legegyszerűbb rutin az, ha minden pénteken 10 percet szán a Bevételek lapra, majd a hónap első munkanapján átnézi az Összesítőt. Három új számlánál ez körülbelül 3 perc, egy 20 számlás hónap végi pótlásánál viszont könnyen 30–40 perc.

• A számla kiállításakor azonnal írja be a B–D és F–M oszlop adatait.
• A banki jóváírás ellenőrzésekor töltse ki az E oszlopot, majd állítsa Fizetve értékre a P oszlopot.
• Havonta szűrjön a Q oszlop Igen értékére, és külön ellenőrizze a nyitott összegeket.
• Az Útmutató és beállítások lapon ne módosítsa az ÁFA-kulcsok értékeit ellenőrzés nélkül.

Mit nézzen meg a záráskor

Az Összesítőn hasonlítsa össze a beérkezett összeget a bankszámlával. Például 2 000 000 Ft bruttó számlázásból 1 500 000 Ft beérkezés esetén a nyitott összegnek körülbelül 500 000 Ft-nak kell lennie, ha nincs eltérő státusz.

A sablon 100 adatbevitelre előkészített sort tartalmaz, és nem adatbázis vagy számlázóprogram. Ha havonta több száz számlát kezel, több felhasználó dolgozik egyszerre, vagy automatikus NAV-kapcsolatra van szüksége, érdemes erre alkalmas rendszert választani; néhány tucat számlánál viszont az Excel gyorsan áttekinthető megoldás.